نویسنده: بنفشه نیک بخت
مدیریت تیمی که اعضای آن در شهرها یا حتی سایر کشورها زندگی می‌کنند چالش بزرگی است که به کمک ابزار مناسب و تعریف دقیق ارزش‌ها حل می‌شود.
مدیر یک تیم نه تنها باید کیفیت کار کل اعضای تیم را تضمین کند بلکه وظیفه‌ی استخدام نیروهای جدید را نیز برعهده دارد و باید سخت تلاش کند تا احترام و اعتماد آنها را جلب کند. حال تصور کنید مدیریت تیمی که اعضای آن کیلومترها از هم فاصله داشته باشند و در شهر یا حتی کشور دیگری زندگی کنند تا چه اندازه سخت خواهد بود؛ اما پیشرفت تکنولوژی کمک کرده بسیاری از شرکت‌ها بتوانند حتی تا ۶۰ درصد نیروی کار خود را به صورت دورکاری مدیریت کنند.
استخدام کارمندان مورد نظر، توضیح دادن نحوه‌ی کار، آشنا کردن آنها با فرهنگ سازمانی شرکت، تعریف کردن پروژه، پیگیری روند و تحویل گرفتن آن از جمله وظایف یک مدیر تیم دورکار است که باید به درستی انجام شود. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به بررسی بیشتر نکاتی می‌پردازیم که به مدیریت بهتری یک تیم دورکار کمک می‌کنند.
فرآیند استخدام نیروهای جدید دورکار را برنامه‌ریزی کنید
نکاتی برای استخدام و ارتباط موفق با کارمندان دورکار
مهم‌ترین بخش ساختن یک تیم دورکار منسجم، استخدام بهترین و مناسب‌ترین افراد است. هنگام مصاحبه با متقاضیان بهتر است سه نکته را در ذهن داشته باشید:
۱- داشتن مهارت‌های لازم و مرتبط با شغل
اگرچه این نکته واضح به نظر می‌رسد اما بسیاری از مدیران آن را نادیده می‌گیرند. اغلب مدیران تنها دنبال شخصی هستند که جای خالی نیروی انسانی مورد نیاز برای کاری را پر کند و به مهارت‌ها یا علاقه‌مندی‌های او توجه چندانی ندارند. درصوتی‌که بعضی کارها تخصصی هستند و بهتر است توسط افراد دارای مهارت انجام شود. در یک تیم دورکار نمی‌توان انتظار داشت همه‌ی اعضای تیم با کمک یکدیگر کارها را پیش ببرند درنتیجه باید اطمینان داشت که هر فرد می‌تواند کارهای پایه را به صورت مستقل انجام دهد.
به‌عنوان مثال اگر می‌خواهید بازاریاب محصول استخدام کنید در جلسه‌ی مصاحبه‌ی تلفنی یا ویدئویی بخواهید طرح بازار را شرح دهد یا اگر دنبال استخدام مدیر محتوا هستید، بخواهید نمونه کار مرتبطی مانند یک پست وبلاگ ارائه دهند.
۲- پذیرفتن فرهنگ دورکاری
چگونه می‌توانیم یک فرهنگ کار تیمی مبتنی بر دورکاری در شرکت ایجاد کنیم؟
افرادی که به‌عنوان کارمند دورکار انتخاب می‌شوند باید فرهنگ دورکاری را بپذیرند. هنوز هم اغلب مردم فکر می‌کنند باید در محیط کار حضور فیزیکی داشته باشند؛ چنین افرادی انتخاب خوبی برای تشکیل یک تیم دورکاری نیستند. کارمندان دورکار باید مهارت‌های ویژه‌ای نسبت به سایر کارمندان داشته باشند. آنها باید بتوانند با سبک کاری دورکاری ارتباط برقرار کنند.
به‌عنوان مثال پیش از استخدام فرد مورد نظر از او بپرسید آیا با سبک کار دورکاری آشنایی دارد؟ آیا تا به حال آزادکار بوده و با تیمی با اعضای پراکنده همکاری داشته است؟ کار کردن در کدام محیط شغلی را بیشتر ترجیح می‌دهد؟ چه مواقعی پیش آمده که احساس خوبی در مورد محیط کاری خود داشته باشد؟
۳- استخدام افرادی که به ارزش‌های شرکت بها می‌دهند
کارمندان دورکار نسبت به سایر کارمندان شانس کمتری برای آشنایی با فرهنگ سازمانی شرکت دارند و این وظیفه‌ی مدیر تیم است که آنها را با ارزش‌های شرکت آشنا کند. به عنوان مثال شرکتی که اعتقاد دارد هر کارمند برای از بین بردن مشکلات باید از خودش شروع کند، باید دنبال چنین روحیه‌ای در کارمندانش باشد. به‌عنوان مثال از متقاضیان استخدام بپرسید در محیط کاری قبلی خود با چه مواردی مشکل داشتند و چگونه آنها را برطرف کردند.
تلاش بیشتری برای معارفه و معاشرت سازمانی انجام دهید
چند هفته‌ی اول بعد از استخدام هر کارمند جدید، صرف آشنایی و یاد دادن روند کاری می‌شود. در این مدت شخص تازه کار با سایر کارمندان آشنا می‌شود و بخشی از اصول کار را از آنها یاد می‌گیرد. کارمندان دورکار از چنین فرصتی محروم هستند اما راه‌های زیادی برای آشنا کردن آنها با محیط کار وجود دارد.
به‌عنوان مثال مجموعهی کاملی از آموزش‌های لازم در مورد وظایف، نحوه‌ی انجام کار، اشتباه‌های نابخشودنی، اهداف بلندمدت و به طور کلی انتظاراتی که دارید تهیه کرده و در اختیار کارمندان تازه‌کار قرار دهید. این مجموعه می‌تواند شامل ویدئوهای آموزشی یا متن و نمونه مثال بوده تا فهم آن راحت‌تر باشد. این کار نه تنها آنها را با اصول و ساختار اولیه آشنا می‌کند بلکه بررسی روند پیشرفت و کمک کردن به آنها را نیز راحت‌تر می‌کند. تنها کافی است یک بار زمان بگذارید و مجموعهی کاملی تهیه کنید سپس این مجموعه را در اختیار تمامی کارمندان دورکار قرار دهید.
راه حل دیگر این است که از کارمندان دورکار باتجربه‌تر بخواهید تازه‌کارها را راهنمایی کرده، نتیجه‌ی کارشان را بررسی کنند و به سوال‌هایشان پاسخ دهند. همچنین تجربه‌ی کاری تازه‌کاران را نیز در نظر بگیرید. مطمئنا کسانی که تجربه‌ی کمتری دارند، به آموزش و همراهی بیشتری نسبت به افراد باتجربه‌تر نیاز دارند.
ابزارهای مناسب انتخاب کنید
پنج ابزار و نرم افزار کاربردی کار‌آمد برای دورکاری
کارمندان دورکار به محیطی مناسب و اختصاصی نیاز دارند و این وظیفه‌ی مدیر تیم دورکار است که چنین شرایطی را برای کارمندان خود فراهم کند. به‌عنوان مثال ترلو محیط مناسبی دارد و شرایط خوبی را برای تعریف پروژه‌های جدید، پیگیری آنها و به طور کلی مدیریت تیم دورکار فراهم می‌کند. همچنین برخی مدیران تیم دورکار به محیط کاری کارمندان اهمیت می‌دهند و برای آنها امتیاز در نظر می‌گیرند. به‌عنوان مثال کارمندانی که محیط کاری اختصاصی داشته باشند و درب اتاق را هنگام کار ببندند، صندلی مناسب داشته و به اینترنت پرسرعت دسترسی داشته باشند امتیاز بیشتری دریافت می‌کنند و درنتیجه حقوق بیشتری خواهند گرفت.
سعی کنید ملاقات حضوری یا ویدئویی ترتیب دهید
مدیر یک تیم دورکار نمی‌تواند هر روز کنار اعضای تیم بنشیند و با آنها صحبت کند درنتیجه باید دنبال راه‌های دیگری برای برقراری ارتباط باشد. اپلیکیشن‌های گفتگو برای برقراری ارتباط مناسب هستند و امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را برای کاربران فراهم می‌کنند اما گاهی اوقات مکالمات تصویری تأثیر بهتری روی طرف مقابل می‌گذارند. نحوه‌ی بیان و زبان بدن در مکالمات نوشتاری درست منتقل نمی‌شوند و حتی ممکن است خواننده دچار سوءتفاهم شود. در چنین شرایطی بهترین کار برقراری ارتباطات ویدئویی است.
اما گاهی‌اوقات تماس‌های ویدئویی نیز به اندازه‌ی کافی خوب نیستند و بهتر است هر از گاهی ملاقات‌های حضوری با حضور کل اعضای تیم ترتیب داده شود. هزینه‌ی شرکت‌هایی که کارمندان دورکار استخدام می‌کنند نسبت به سایر شرکت‌هایی که کارمند حضوری دارند بسیار پایین‌تر خواهد بود؛ بنابراین هیچ ایرادی ندارد اگر گاهی اوقات این هزینه برای دورهم جمع شدن کارمندان خرج شود.
چنین دورهمی‌هایی نه تنها رابطه‌ی میان اعضای تیم را قوی می‌کند بلکه احساس مسئولیت‌پذیری آنها را نیز افزایش می‌دهد. زمانی که شخصی می‌بیند برای کارفرما ارزش دارد بیشتر به کارش اهمیت می‌دهد و کیفیت کار را بالا می‌برد.
به کارمندان اعتماد کنید اما آنها را زیر نظر داشته باشید
اولین سوالی که در مورد مدیریت تیم دورکار مطرح می‌شود این است که از کجا متوجه شویم کارمندان مشغول کار هستند. این موضوع در مورد کارمندان حضوری نیز مطرح است. حضور فیزیکی کارمندان در محیط کار، بهره‌وری آنها را تضمین نمی‌کند مخصوصا زمانی که کارمندان دائم با همکاران خود در تعامل باشند. حتی شرکت‌های زیادی وجود دارند که بهره‌وری خود را با استخدام کارمندان دورکار افزایش داده‌اند زیرا مجبور شدند تعریف بهتر و واضح‌تری از پروژه‌ها و نحوه‌ی انجام کار ارائه دهند.
البته این حقیقت را نباید نادیده گرفت که کار کارمندان در هر شرایطی چه به صورت دورکار و چه به صورت حضوری باید دائما بررسی شود. مدیر تیم دورکار باید با استفاده از ابزار درست نتیجه‌ی کار کارمندان خود را بررسی کند.
مدیریت یک تیم دورکار چالش‌های زیادی دارد اما اگر به درستی انجام شود بهره‌وری آن حتی از یک تیم کاری حضوری نیز بیشتر خواهد بود. استخدام مناسب‌ترین افراد، تعریف دقیق نحوه‌ی کار، برقراری ارتباط با کارمندان و زیر نظر داشتن آنها وظایف مدیر یک تیم دورکار است.
