ادامه ی حیات سازمان ها تنها در گرو حذف فرآیند های غیر ضروری و چابک سازی مجموعه، به منظور پاسخ سریع تر و بهتر به شرایط جدید و نیاز های متغیر است.

چابکی برای موفقیت کسب و کار های امروزی بسیار اهمیت دارد. اما تحولات سریع و بدون فکر، شکننده هستند. امروزه فقط شرکت های فناوری نیستند که به دنبال چابکی باشند، هر چه بیش تر در دنیای دیجیتال غوطه ور می شویم، همه کسب و کار ها برای ممانعت از هم پاشیدگی و ارائه خدمات بهتر به مشتریان نیازمند سرعت عمل بیش تری هستند.

در واقع استفاده از راه حل های چابک به امری متداول در بین شرکت های امروزی تبدیل شده است. در ادامه ی این مقاله زومیت به تعدادی از شرکت هایی که با فراهم کردن محیط کار چابک به مدل های خاصی از کسب و کار دست یافته اند اشاره می کنیم.

شرکت مریل لینچ در عملی ابتکاری طرح شفافیت هزینه ها را به منظور بهبود مدیریت بخش خدمات آی تی راه اندازی کرد.

گروه خدمات مالی PNC در مدت فقط ۵ماه نزدیک به ۳۸۰۰ شعبه و مرکز تماس جدید برای تامین الزامات قوانین جدید فدرال تاسیس کرد.

مدرسه ی کسب و کار هاروارد با استفاده از منابع موجود، مرکز آموزش های آنلاین را در مدت ۳هفته راه اندازی کرد.

اچ آر بلاک حلقه هایی از مدیران پروژه برای پاسخگویی به نیاز های مشاوره ای داخلی سازمان تشکیل داد. همین کار آن ها را قادر ساخت تنها در ۱۷ روز ۵۵۲ شعبه جدید در محل فروشگاه های زنجریه ای والمارت تاسیس کنند.

انثم مدل کسب وکار برای ۷۲۰۰۰ هزار مشتری را در کم تر از ۳ ماه طراحی کرد.

روز به روز سرعت تغییرات بیش تر می شود. کسب وکار ها باید همواره خود را با شرایط جدید وفق دهند ولی این تطبیق های سریع برای کسب وکار های سنتی با سازمان های طول و دراز و فرآیند های پیچیده ممکن نخواهد بود.

با وجود مزایای بسیار چابک سازی هنوز هم سازمان های بسیاری تمایلی به اجرای آن ندارند. آن ها می دانند که مشتریانشان فرار هستند و نیازهایشان به سرعت تغییر می کند، اما برای پاسخ سریع به این نیاز ها از سازمان بندی مجدد مجموعه واهمه دارند.

مشکلات چابک سازی

مشکلاتی که سازمان ها در فرآیند چابک سازی با آن ها مواجه می شوند عبارت است از:

•از دست دادن کارمندان شایسته ای که قادر به تطبیق خود با سیستم جدید نیستند یا این تغییرات را به منزله تهدیدی برای فعالیت خود می دانند.

•سردرگمی مدیران با سبک جدید فعالیت در فرآیند های چابک گاهی اوقات مدیران بیش از حد به فرآیند ها وابسته می شوند.

•کنار گذاشتن شدن تعدادی از کارمندان غیر ضروری پس از حذف فرآیند های غیر ضروری.

•از دست دادن تعدادی از مشتریانی که علاقه ای به سبک جدید ارائه ی خدمات ندارند.

•سردرگمی در درک اهداف جدید به علت تحولات اساسی. با حذف اشتباه برخی از مجموعه های ضروری ادامه ی حیات کسب و کار با مشکل رو به رو خواهد شد.

مزایای چابک سازی

مزایای کنار گذاشتن موانع دست و پاگیر و افزایش سرعت عمل کارمندان عبارت است از:

•توانایی پاسخ سریع تر به نیاز های متغیر مشتریان.

•هماهنگی سریع تر با قوانین و دستورالعمل های جدید.

•عکس العمل سریع تر و بدون دغدغه به ضرب العجل های ناگهانی.

•خلاقیت و کشف فرآیند های ابتکاری به انعطاف پذیری و آزادی عمل بیش تر کارمندان.

برای چابک سازی مزایای بسیاری می توان ذکر کرد. اشتراک همه ی آن ها در سرعت عمل است. امروزه مشتریان تمایل دارند نیاز هایشان بدون دغدغه و فوری تامین شود. تنها راه پاسخ سریع به نیازهای متغیر و جدید مشتریان چابک سازی سازمان است.

طراحی بهترین راهکار

وقتی از صحبت از چابک سازی می شود، اگر فرآیند های غیر ضروری را با استراتژی حذف کرده باشید، مزایای آن بر مشکلاتش می چربد. برای شروع بهتر است تغییرات را برای بخش های کوچک تصور کرده و اثرات مثبت و منفی آن ها را ارزیابی کنید. برای انجام سریع تر و بهتر امور به کارمندانتان آزادی عمل بیش تری دهید. با بازخوردی که از این تحولات می گیرید سایر بخش های سازمان را دوباره سازمان دهی کنید.

سخن پایانی

چابک سازی شرط حتمی ادامه ی حیات سازمان ها در عصر دیجیتال امروزی است. البته هر کاری مشکلات خاص به خود را دارد اما اگر نتیجه ی ارائه خدمات بهتر به مشتریان باشد ارزش دردسر هایش را دارد. فراموش نکنید نباید بی گدار به آب زده و با تغییرات اشتباه سازمان را به نابودی بکشانید. همواره سرعت بیش تر نیازمند تمرکز بیش تر است. استراتژی های جدید طراحی کنید و به مرور آن را به بخش های سازمان تعمیم دهید. در نهایت مجموعه با کم ترین آشفتگی به مدل های جدید که منجر به ارائه خدمات بیش تر و بهتری می شود، عادت خواهد کرد.