پاسخ دادن به ایمیل ها در دنیای کاری و تجاری امروز یک ضرورت محسوب می شود، اما تایپ کردن یک پاسخ مودبانه و باملاحظه به تک تک ایمیل ها بسیار وقتگیر است. گوگل سرویس پاسخگویی هوشمند را به صندوق نامه های دریافتی جیمیل و گوگل الو اضافه کرده است که این امکان را برای کاربران فراهم می کند تا از بین پاسخ های سریع و خودکاری که با توجه به متن ایمیل دریافتی پیشنهاد می شود، پاسخ مناسب را انتخاب کنند.

اگرچه این پاسخ های سریع و معمولی گاهی اوقات کارگشا هستند، انتخاب مداوم آنها در پاسخگویی به ایمیل های کاری بیشتر از آن که مفید باشد، مضر است. پاسخ های خودکار ارتباط بین فرستنده و گیرنده را ضعیف می کند و چون حالتی کلی و عمومی دارد و مختص شرایط خاص نوشته نشده است، ممکن است منجر به سوءتفاهم و برداشت اشتباه نیز بشود.

در ادامه با روش صحیح نوشتن یک ایمیل حرفه ای کاری، شامل بایدها و نبایدهای مهم ارسال ایمیل و شرایط استفاده از گزینه های CC (رونوشت) و BCC (رونوشت مخفی) آشنا می شوید.

بایدها

1ـ شروع محترمانه و رسمی

شاید شروع کردن نامه ای که برای همکاران صمیمی خود ارسال می کنید، با عباراتی مانند «هی، چطوری» اشکالی نداشته باشد، اما اگر نامه را برای افرادی که آشنایی چندانی با آنها ندارید، می نویسید، باید نامه را محترمانه و رسمی و با نوشتن عباراتی همچون «با سلام، صبح بخیر، وقت بخیر» آغاز کنید.

Good day و greetings نیز عباراتی هستند که در نامه های بین المللی کاربرد دارند.

2ـ غلط گیری کردن

قبل از ارسال ایمیل حتماً نامه را با دقت دوباره بخوانید و در صورت لزوم اصلاح کنید. به غلط های املایی، تایپی و دستوری و استفاده از واژگان نادرست دقت کنید. وجود اشتباه های فاحش در ایمیل باعث می شود که گیرنده نامه حس خوبی نسبت به شما نداشته باشد.

چنین اشتباه هایی تصویر فردی غیرحرفه ای را از شما به نمایش می گذارد و باعث می شود که گیرنده ایمیل تان را جدی نگیرد. نرم افزارهای ایمیلی بسیاری با ابزارهای حرفه ای و کاربردی مانند بررسی غلط های املایی وجود دارند؛ حتماً از آنها استفاده کنید.

3ـ دقیق و مختصر بنویسید

بهترین کار این است که ایمیلی کوتاه و خوشایند بنویسید. البته قرار نیست که ایمیل به کوتاهی پیامک باشد، اما به خاطر داشته باشید که ایمیل روشی برای برقراری ارتباط سریع است. اگر ایمیل تان طولانی است، سعی کنید آن را خلاصه کنید.

گیرندگان ایمیل معمولاً فقط براساس یک یا دو خط اول نامه تصمیم می گیرند، که ایمیل را نگه دارند یا آن را پاک کنند. بنابراین حرف تان را مختصر و مفید بزنید.

4ـ آرامش خود را حفظ کنید

هرگز در زمان عصبانیت یا وقتی دستخوش احساسات شدید هستید، ایمیلی ارسال نکنید. قبل از هر کاری خودتان را آرام کنید و بعد رودررو یا اگر حضوری ممکن نیست، تلفنی با فردی که می خواستید آن ایمیل آتشین را برایش بفرستید، صحبت کنید. به این ترتیب از بحث ها و مشاجره های غیرضروری بعدی جلوگیری خواهید کرد.

نبایدها

1ـ از مخفف ها و کلمات نامفهوم استفاده نکنید

استفاده از مخفف ها و حروف نامفهوم، گیرنده نامه را گیج می کند و شما را غیرحرفه ای نشان می دهد. کلمات و عبارات را کامل بنویسید و از عبارات متداول برای رساندن منظور خود استفاده کنید، البته با توجه به گیرنده ایمیل می توانید استثناء نیز قائل شوید. برای مثال استفاده از سرواژه ها و مخفف ها در ایمیل های داخلی غیررسمی قابل قبول است، اما ایمیل هایی که به مشتریان ارسال می کنید، باید به زبانی نوشته شود که برای همه قابل فهم باشد.

2ـ بی ادبانه درباره دیگران ننویسید

ایمیل را می توان به راحتی و به سرعت به اشتراک گذاشت، بنابراین مطمئن باشید که تحقیر کردن دیگران در این راه ارتباطی دیجیتال ماندگار، پیامدهای ناگواری را به دنبال خواهد داشت. از بددهنی کردن و ناسزا گفتن به همکاران یا شرکای تجاری خود بپرهیزید تا بعداً دچار شرمندگی نشوید یا از آن بدتر کارتان را از دست ندهید.

هیچ وقت به هیچ کس در هیچ ایمیلی توهین نکنید. به خاطر داشته باشید که ارسال ایمیل برای دیگران بسیار آسان است و ممکن است نامه تان در نهایت به دست کسی برسد که قرار نبوده از این محتوای خجالت آور اطلاع پیدا کند.

3ـ نقطه گذاری اشتباه نداشته باشید

هنگام نگارش یک ایمیل کاری حتی الامکان از علامت تعجب استفاده نکنید؛ حتی یک علامت تعجب هم زیادی است. حرفه ای و دقیق نقطه گذاری کنید و اگر گیرنده نامه دوست صمیمی تان نیست، به هیچ وجه در ایمیل از شکلک استفاده نکنید.

این شکلک های کوچک بامزه برای پیامک مناسب هستند و استفاده از آنها در ایمیل تجاری، غیرحرفه ای و نامناسب است. اگر در ایمیل های تان از شکلک استفاده کنید، ممکن است به عنوان هرزنامه از اسپم باکس سردربیاورند.

4ـ خاتمه مناسب را از یاد نبرید

ایمیل تان را با عبارات رسمی مانند «ارادتمند»، «با سپاس»، «با احترام» یا اصطلاحات مناسب دیگر به پایان ببرید.

اگر ایمیل تان نیازی به جواب ندارد، این موضوع را در پایان نامه قید کنید تا چرخه ارسال و نگارش ایمیل بیهوده ادامه پیدا نکند.

در خاتمه ایمیل می توانید از عباراتی مانند «لطفاً به این ایمیل پاسخ ندهید.»، «به امید دیدار در نشست»، «آماده خدمتگزاری» نیز استفاده کنید.

استفاده صحیح از CC و BCC

گزینه های رونوشت (CC) و رونوشت مخفی (BCC) گاهی وضعیت پیچیده ای را ایجاد می کنند. استفاده از این گزینه ها مفید است، اما اگر اشتباه کنید، ممکن است با دردسر روبه رو شوید.

هنگامی که از گزینه رونوشت استفاده می کنید، به خاطر داشته باشید که هر چه رونوشت را به افراد کمتری ارسال کنید، بهتر است. از خودتان بپرسید که چه کسانی واقعاً باید این نامه را دریافت کنند و این نامه برای چه افرادی مهم است. آیا تمام افرادی که در رونوشت آورده اید، به این اطلاعات نیاز دارند یا اینکه آیا آنها می توانند مطلب مفیدی را به این نامه اضافه کنند؟

برخی افراد گاهی آنقدر از کاری که انجام داده اند، به خود می بالند که نام ده ها نفر را در بخش CC لیست می کنند و بعد مشتاقانه منتظر می مانند تا باران تحسین و تعریف بر سرشان ببارد. اما توجه داشته باشید که این کار نوعی فخرفروشی و چرب زبانی، از خودراضی بودن و تلاش ترحم برانگیز برای جلب توجه دیگران است، بنابراین رونوشت نامه را فقط به افرادی ارسال کنید که باید از مطالب نامه آگاه باشند.

با استفاده از گزینه رونوشت مخفی (BCC) می توانید ایمیل را بدون اطلاع دیگر گیرندگان به فرد یا افراد دیگری بفرستید، با توجه به مخفی بودن نام گیرندگان نمی توان به راحتی درباره لزوم و زمان استفاده از آن نظر داد. در هر حال ارسال رونوشت مخفی به دیگران گاهی کارگشا است، برای مثال استفاده از BCC در موارد زیر مفید است:

• چنانچه در حال برنامه ریزی رخدادی هستید، اما تمام افرادی که این نامه به آنها مربوط می شود، هنوز یکدیگر را نمی شناسند، با استفاده از BCC می توانید ایمیل تمام گیرندگان را محرمانه نگه دارید تا زمانی که معارفه انجام شود و بتوانید پیام ها را با گروه به اشتراک بگذارید.

• اگر فردی وظیفه ای را به شما محول کرده باشد، با ارسال رونوشت مخفی به او می توانید او را در جریان پیشرفت کار بگذارید.

• چنانچه با مشتری ناراضی مکاتبه می کنید، ارسال رونوشت مخفی به رئیس تان باعث می شود که تماس و شکایت مشتری در آینده او را غافلگیر نکند.

در مجموع بهتر است که اسامی افرادی را که واقعاً نیازی به اطلاعات ارسالی ندارند، از فهرست گیرندگان تان حذف کنید تا درهم ریختگی و شلوغی صندوق نامه های دریافتی به حداقل برسد. اگر مطمئن نیستید، از فردی که می خواهید رونوشت یا رونوشت مخفی برایش ارسال کنید، بپرسید که آیا مایل به دریافت چنین نامه ای هست یا خیر.