جام جم - نویسنده : عسل اخویان طهرانی
با مهم ترين نكات در برون سپاري موفق بخشي از امور كسب وكار خود آشنا شويد
اين روزها با پيشرفت كسب وكارهاي مختلف و ايجاد مجموعه هاي خدمات رساني، هيچ كسب و كاري از صفر تا صد كارهايش را به تنهايي انجام نمي دهد. بيشتر كسب وكارها فارغ از ميزان رشدشان نياز دارند برخي از كارها و فرآيندها را برون سپاري كنند. برون سپاري گاهي اوقات به يكي از گردنه هاي مهم براي رشد و توسعه كسب وكار تبديل مي شود. همان قدر كه مي تواند اوضاع كسب وكار را به طور شگفت آوري متحول كند، مي تواند موجب زمين خوردن كسب وكار نيز بشود. اما اين مرحله از كسب وكار نيز مانند همه مراحل ديگر نكاتي دارد كه به راحتي قابل يادگيري و به كارگيري است. فقط كافي است پيش از برون سپاري حواس تان را خوب جمع كنيد و برخي نكات را مد نظر قرار دهيد. در ادامه هفت نكته مهم و ضروري كه بايد پيش از كار كردن با هر فرد يا مجموعه ديگري در نظر بگيريد را بررسي خواهيم كرد. گاهي اوقات برون سپاري موفق مي تواند شما را چند پله به هدف نهايي نزديك تر كند. منبع: Entrepreneur
كاملا شفاف باشيد
زماني كه با شركت يا فردي كه مي خواهيد با او همكاري كنيد، مذاكره مي كنيد بايد كاملا واضح و شفاف خواسته خود را مطرح كنيد. اين موضوع زماني اهميت بيشتري پيدا مي كند كه بخواهيد با فردي خارج از كشور با زبان مادري ديگر همكاري كنيد. در اين حالت بايد حتما مطمئن شويد كه در مذاكرات تان منظور خود را به صورت دقيق و واضح دريافت كرده باشد. اگر نتوانيد خواسته خود را به صورت مشخص و دقيق مطرح كنيد، در پايان كار نتيجه اي بسيار متفاوت با آنچه در ذهن تان بوده دريافت خواهيد كرد.
گاهي اوقات كارآفرينان، زماني كه تصوير مبهمي از آنچه مي خواهند در ذهنشان دارند و حتي نمي دانند چطور بايد اين ايده را عملي كنند سراغ برونسپاري مي روند و انتظار دارند آن فرد بتواند جاهاي خالي ايده شان را به درستي براساس چيزي كه در ذهنشان هست تكميل كند. اين موضوع را فقط مي توانيد از كارمندان تمام وقتتان انتظار داشته باشيد. زيرا به دليل حضورشان در مجموعه تا حد زيادي با ديدگاه كلي و ايده هاي شما آشنايي دارند و از طرفي چون در نزديكي شما هستند، هر لحظه كه كارشان از مسير مورد انتظارتان خارج شود، مي توانيد نظارت مستقيم بر روند انجامش داشته باشيد و به موقع آن را اصلاح كنيد. كارمندان تمام وقت هر روز در دفتر كار هستند و مي توانند بازخورد كارشان را مداوم در طول كار بررسي كنند. از طرفي با شيوه عملكرد مجموعه و قوانين انجام كارها به خوبي آشنا هستند. اما افرادي كه به صورت قراردادي كار خاصي را برايتان انجام مي دهند، توجهي به اين جزئيات ندارند. آنها فقط همان كاري را انجام مي دهند كه از آنها به صورت مشخص خواسته شده است. اگر اين افراد بخواهند خودشان جاهاي خالي در ايده شما را تكميل كنند ممكن است مسير را به صورت كامل تغيير بدهند و حتي شما را از هدف نهايي دور كنند، زيرا ديدي نسبت به كليت عملكرد كسب وكارتان ندارند.
هميشه جزئيات كاري را كه مي خواهيد برونسپاري كنيد مرحله به مرحله يادداشت كرده و آن را به صورت مكتوب به فردي كه قرار است با شما همكاري داشته باشد تحويل بدهيد و مطابق همين جزئيات كار را از او تحويل بگيريد.
كار را به فرد مناسب بسپاريد
براساس حرف كسي كاري را به فرد يا مجموعه اي كه نمي شناسيد برون سپاري نكنيد. در اين مورد نيز بايد به همان ميزاني دقت كنيد كه براي استخدام كارمندان تمام وقت تان سختگيري مي كنيد. كارهايي كه پيش از اين انجام داده اند، مي تواند منبع خوبي براي آگاهي از كيفيت كار باشد. شرح وظايف و جزئيات كاري را كه مي خواهيد به خوبي روشن كنيد. حتي اگر مي توانيد پروژه كوچكي را به عنوان نمونه كار پيش از آن كه هزينه و وقت زيادي را صرف كنيد به او بسپاريد و به نوعي امتحانش كنيد. اگر نتيجه نهايي با آنچه دنبالش هستيد مغايرت داشت، بيشتر از اين زمان تان را از دست ندهيد و به دنبال فرد مناسب تري باشيد. هرچه سريع تر از ناكارآمدي فرد يا شركت مطلع شويد، ضرر كمتري به كسب وكارتان وارد مي شود. اگر اين فرد را يكي از آشنايان يا دوستان نزديكتان معرفي كرده باشد، به هيچ عنوان نبايد خودتان را در معذوريت قرار دهيد زيرا مي تواند آسيب هاي جدي به كسب وكارتان وارد كند. بيشتر كارآفرينان هنگام انتخاب فردي براي برون سپاري كار دقت كافي نمي كنند كه اين فرد چقدر سرش شلوغ است؟ آيا جايي كار ثابت دارد؟ در حال حاضر چند پروژه در دستش براي انجام دارد؟ گاهي اوقات يكي از دوستان تان ممكن است با فردي آشنايي داشته اما او را از لحاظ كاري امتحان نكرده باشد. بنابراين بر اساس دوستي و آشنايي كارتان را به فردي نسپاريد كه به خوبي بررسي نكرده ايد.
منظم و با قاعده پيش برويد
بسياري از كارآفرينان زماني كه مي خواهند با فرد يا مجموعه اي وارد مذاكره كاري شوند، از مشاوران خبره كسب وكار كمك نمي گيرند. مهم نيست قرار است كار را به كسي در آن سوي دنيا بسپاريد يا دفتري در آن سمت خيابان! در بيشتر مواقع كارآفرينان به دليل اين كه كسي كه قرار است بخشي از خدمات را انجام دهد كارمند تمام وقت شان نخواهد بود يا قرارداد كوتاه مدتي خواهد داشت دقت كافي براي انتخابش به خرج نمي دهند يا در برخي مواقع پيش از شروع كار به ميزان كافي با او مذاكره نمي كنند. اين بي توجهي مي تواند موجب ارتباط حداقلي ميان شما و فردي كه كار را به او سپرده ايد، شود. در نتيجه ممكن است تفاوت فاحشي ميان كاري كه خواسته شده با كاري كه تحويل مي شود، ايجاد شود.
شايد در ابتدا به اين موضوع فكر نكنيد، اما حتي تفاوت زباني و فرهنگي نيز مي تواند تاثير بسيار زيادي بر انتقال ناقص خواسته به فردي داشته باشد كه قرار است آن را انجام دهد.
از طرف ديگر به دليل اين كه افرادي كه قرار است كاري را انجام دهند در شركت و نزديك تان نخواهند بود، ممكن است نظارتي بر روند انجام كار، كيفيت و سرعتش نداشته باشيد. اين موضوع مي تواند در ادامه مشكلات زيادي به همراه داشته باشد. سعي كنيد به طور پيوسته روند انجام مراحل حساس و مهم را بررسي كنيد. در اين صورت اگر آن فرد در ميان راه دچار اشتباهي شود يا نياز باشد تغييري در طرح اوليه خود ايجاد كنيد، مي توانيد در همين مرحله با هزينه كمتر و سرعت بيشتر انجام دهيد.
در ارتباط باشيد
در طول انجام فرآيند با همكارتان در ارتباط باشيد. در مورد هر مرحله با هم گفت وگو كنيد و به جمع بندي برسيد. مي توانيد براي ايجاد ذهنيت مناسب تر در صورت امكان محصول مشابهي را مثال بزنيد. اين كار مانند ساختن يك خانه است. زماني كه مي خواهيد به معماري بگوييد خانه اي برايتان بسازد، تصويري از خانه هاي مورد علاقه تان را به او نشان مي دهيد. در اين مورد هم بايد سعي كنيد تا جايي كه مي توانيد ذهنيتي از آنچه مد نظرتان است را براي همكارتان ايجاد كنيد. هرچقدر بتوانيد واضح تر و شفاف تر خواسته خود را مطرح كنيد، احتمال رسيدن به خواسته تان در پايان كار بيشتر خواهد شد. براي مثال اگر كسي قرار است طراحي وبگاهتان را انجام دهد، سعي كنيد دو يا سه وبگاهي را كه طراحي و عملكردشان مطابق سليقه و خواسته شماست به طراح وبگاه نشان دهيد.
زمان تحويل را دقيق مشخص كنيد
زمان بندي دقيق انجام مراحل كار و زمان تحويل نهايي اهميت زيادي دارد. وقتي همه چيز براساس زمان بندي منطقي و دقيق پيش برود، هر دو طرف با هم صادق خواهند بود و مراحل پيشرفت كار قابل بررسي و پيگيري خواهد بود. مديريت زمان در انجام كارها مي تواند روند كار را در دستتان نگه دارد. اگر نتوانيد زمان انجام فرآيندهاي برون سپاري را به طور دقيق زمان بندي كنيد، نمي توانيد زمان بندي انجام كار در مجموعه خود را به طور دقيق مشخص كنيد، زيرا معمولا مراحل كار در يك مجموعه از ايده تا رسيدن به محصول نهايي به صورت پيوسته پيش خواهد رفت.
شيوه پرداخت مناسبي انتخاب كنيد
برخي مجموعه هاي خدماتي، هزينه خدماتشان را در ابتداي كار به صورت يكجا دريافت مي كنند. برخي ديگر در فواصل زماني مشخص هزينه را مي گيرند. اما بسياري از كارآفرينان ترجيح مي دهند دستمزد را زماني پرداخت كنند كه كار نهايي شده را دريافت كردند و از نحوه انجام كار رضايت داشتند. اما اين نحوه پرداخت كمي مي تواند در نحوه انجام كار تاثيرگذار باشد، معمولا زماني كه فرد دستمزدي در طول انجام طرح دريافت نمي كند، رغبت خود را براي انجام كار تا حدي از دست مي دهد و با دقت كامل كار نمي كند. بنابراين يا كار بيش از زمان مورد انتظار طول مي كشد يا نهايي نمي شود يا كيفيت مطلوبي نخواهد داشت. حتي اگر نمي توانيد در طول كار پرداختي نقد داشته باشيد، سعي كنيد از چك براي ايجاد اطمينان خاطر در فرد براي دريافت دستمزدش استفاده كنيد و همه چيز را به پايان كار موكول نكنيد.
مسووليت كار را به عهده بگيريد
زماني كه كاري را برون سپاري مي كنيد بايد قادر باشيد مسووليت تمام عواقب آن را به عهده بگيريد. يادتان باشد حتي اگر در انتهاي كار آنچه را مي خواستيد تحويل نگرفتيد، دنيا به آخر نرسيده و تمام اشتباهات را به خاطر عصبانيت به گردن آن فرد نيندازيد. سعي كنيد آرامشتان را حفظ كنيد و سهم خود را در ايجاد اين نتيجه نامطلوب در نظر داشته باشيد. شايد زماني كه طرح اوليه را ديده بوديد، بايد نقشه خود را به طور كامل تغيير مي داديد. كنترل خود را از دست ندهيد. مواردي كه به تغيير يا بهبود نياز دارد را مشخص كنيد و به طور منطقي و سازنده آنها را با همكار خود در ميان بگذاريد.
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی
