دنیای اقتصاد- مترجم: مریم مرادخانی
نظم یک مهارت است که هر کسی آن را ندارد
منبع: HBR : مدیریت یک کارمند بی‌نظم یک تجربه دیوانه‌کننده است. چطور می‌توانیم به کارمندی که ذهنش آشفته و برنامه‌هایش قاطی و درهم و برهم است کمک کنیم که رویه‌اش را تغییر دهد؟ چطور به او گوشزد کنیم که حواسش به جلسات، مناسبت‌ها و ایمیل‌ها باشد؟ و آیا اصلا امکانش هست که به کسی که ذاتا تمایل به بی‌نظمی دارد کمک کنیم؟
تجربه دیوانه‌کننده مدیریت یک کارمند بی‌نظم
نظر کارشناسان
حتی اگر از آن دسته آدم‌هایی نباشید که همیشه میزشان مرتب است و یک لیست برنامه‌ریزی دقیق دارند، باز هم مدیریت یک آدم بی‌نظم می‌تواند برایتان عذاب‌آور و حتی استرس‌زا باشد. «الیزابت گریس ساندرز»، نویسنده کتاب «چطور زمان خود را مثل پول سرمایه‌گذاری کنیم» در این باره می‌گوید: «(وقتی با یک آدم بی‌نظم سر و کار دارید)، مطمئن نیستید آیا قرار است دسته گل به آب بدهد یا کارش را به موقع انجام دهد و همین شما را عصبی می‌کند.» شاید درکش برایتان سخت باشد که چطور بعضی از آدم‌ها به این سبک عادت دارند. الیزابت در ادامه می‌گوید: «از دست آنها عذاب می‌کشید چون با شما فرق دارند.» حل این مشکل، سخت اما ضروری است. «لیندا هیل»، استاد مدرسه کسب وکار هاروارد و یکی از نویسندگان کتاب «رئیس بودن» معتقد است که هدف شما باید این باشد: توضیح اینکه «تیم به چه چیزهایی نیاز دارد» و «شما به‌عنوان رئیس برای آنکه بازدهی داشته باشید به چه چیزهایی نیاز دارید.» در اینجا چند استراتژی را با هم مرور می‌کنیم.
ابعاد مشکل را بررسی کنید
هیل توصیه می‌کند که علت و تاثیرات بی‌نظمی کارمندتان را با دقت بررسی کنید. ابتدا ببینید نشانه‌هایش چیست؟ بی‌نظمی خودش را چطور نشان می‌دهد؟ آیا وقتی به اتاقش می‌روید، کوهی از کاغذ روی هم تلنبار شده؟ آیا از کارهایش عقب است؟ آیا دیر به جلسه‌ها می‌رسد؟ سپس به این فکر کنید که رفتار کارمند بی‌نظم، چه آسیبی به عملکرد تیم وارد می‌کند. از خودتان بپرسید: «آیا رویکرد این کارمند، صرفا یک تفاوت در سبک کار کردن است یا دارد آسیب می‌زند؟» هیل می‌گوید: «اگر کارمند شما بی‌نظم، اما در عین حال قابل اعتماد است، لازم نیست اقدامی کنید.» ساندرز هم با او موافق است: «ببینید کدام مسائل قابل مذاکره هستند و از کدام مسائل می‌توانید چشم‌پوشی کنید.» مثلا اگر کارمندتان، میزش نامرتب است، هرچقدر هم که این عادتش روی اعصاب شما باشد، این موضوع مهمی نیست و می‌توانید ساده از کنارش بگذرید.
همدلی کنید
سپس باید ریشه آن رفتار را پیدا کنید. آیا کارمندتان همیشه این‌جوری بوده؟ یا به‌تازگی این رفتار را از خودش نشان می‌دهد؟ با او همدلی کنید. درکش کنید. هیل می‌گوید: «شما نمی‌دانید که او برای آنکه کارش را خوب انجام دهد چه فشارهایی را تحمل می‌کند.» شاید دچار اختلال «کم‌توجهی- بیش‌فعالی» (ADHD) است یا مشکل دیگری دارد که منظم بودن را برایش تبدیل به یک چالش کرده (افراد مبتلا به این اختلال با مشکل عدم تمرکز و بیش‌فعالی مواجهند). ساندرز می‌گوید: «اگر حال او را درک کنید، می‌توانید بدون قضاوت و سرزنش به او نزدیک شوید.» حداقل این را به خودتان بقبولانید که نظم یک مهارت است که هر کسی آن را ندارد. شاید منظم بودن برای شما مثل آب خوردن باشد اما برای بعضی‌ها سخت است. کمی فروتن باشید. تاثیرش را خواهید دید. یادتان نرود که شما هم بی‌عیب و نقص نیستید.
با کارمندتان صحبت کنید
ساندرز می‌گوید اگر گرایش‌های کارمندتان به بازدهی تیم لطمه می‌زند، باید یک چیزی بگویید. به او کمک کنید که تاثیر و پیامدهای بی‌نظمی‌اش را ببیند و درک کند. شاید به خاطر تاخیر او در انجام کارها، شرکت مجبور شود هزینه بدهد. شاید رفتار او در آینده برای بقیه دردسرساز شود. یا در مشتریان ذهنیت بد ایجاد کند. با او درباره راه‌های حل مشکل صحبت کنید. مثلا اگر او کارها را پشت گوش می‌اندازد و در دقیقه ۹۰ تحویل می‌دهد، به او بگویید که ترجیح می‌دهید کارها را زودتر از موعد انجام دهد. ساندرز پیشنهاد می‌کند که بگویید: «وقتی تا جمعه مهلت داری و تا ساعت ۱۱ شب، پروژه را تحویل نمی‌دهی، من خیلی عصبی می‌شوم چون وقت نمی‌کنم مرورش کنم. پس از این به بعد، تا پنج‌شنبه صبح پروژه را بفرست که یک نگاهی به آن بیندازم و اگر لازم بود اصلاحش کنم.» فراموش نکنید که به‌عنوان یک رئیس، این حق شماست که از کارمندتان درخواست‌هایی داشته باشید.
روش‌های موثر را به اشتراک بگذارید
می‌توانید برای کمک به او از روش مدل‌سازی استفاده کنید. ساندرز می‌گوید سیستم‌ها و روش‌های خود را برایش توضیح دهید. بگویید که خودتان چطور کارها را پیگیری و به خود یادآوری می‌کنید. این می‌تواند شامل «لیست کارها، بایگانی، نام‌گذاری فایل‌ها و بازنگری پروژه» باشد. شاید برای شما، اینها ساده باشند اما ممکن است او هرگز به این کارها حتی فکر نکرده باشد. یک نکته مهم را فراموش نکنید: افرادی که میز کارشان نامرتب است، معمولا بصری هستند پس یک تخته وایت‌بورد یا جدول برنامه‌ریزی کاغذی، بیشتر به دردشان می‌خورد تا یک فایل اکسل. می‌توانید روش‌های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید و این را به یک کار تیمی تبدیل کنید اما زیاده‌روی نکنید. ساندرز در ادامه می‌گوید: «اشتراک‌گذاری خوب است اما نباید حالت دستوری پیدا کند. مغز آدم‌ها با هم فرق دارد (از نظر نحوه فکر کردن و یادگیری، واکنش و...) پس باید به آنها فضایی برای مانور بدهید که اگر خواستند کارها را به روش خودشان انجام دهند.»
توصیه‌های کاری ارائه دهید
ساندرز پیشنهاد می‌کند که به جای بازخواست او، از درِ خیرخواهی وارد شوید. بگویید که صلاح او را می‌خواهید. بگویید که اصلاح رفتارش در یک زمینه خاص چقدر به نفعش است. در این صورت او تمایل بیشتری به تغییر رفتار خواهد داشت. ساندرز می‌گوید: «معمولا آدم‌های بی‌نظم مجبورند برای جبران بی‌نظمی، ساعت‌ها اضافه کاری کنند. به کارمندتان بگویید که دوست ندارید از پا دربیاید.» هیل می‌گوید: «به او یادآوری کنید که اگر نظم را رعایت کند، ذهنیت دیگران درباره‌اش بهتر خواهد شد. از او بخواهید که درباره ذهنیت دیگران فکر کند.» حتی اگر خودش به این روش عادت دارد و می‌تواند کارش را انجام دهد، شاید بقیه همکارها از هرج و مرج خوششان نیاید. هیل پیشنهاد می‌کند که به میز شلخته‌اش اشاره کنید، به‌صورت استعاره. مثلا بگویید: «وقتی مردم، مثلا همکاران و مشتریان، میز به هم ریخته‌ات را می‌بینند، ممکن است فکر کنند خیلی خسته‌ای و فشار زیادی رویت است و این به نفع تو نیست که چنین تصوری درباره‌ات داشته باشند.»
تقسیم کارها به خرده وظایف
هیل می‌گوید یکی از ویژگی‌های مشترک کارمندان بی‌نظم، ناتوانی در تخصیص زمان است. آنها نمی‌توانند کارها را اولویت‌بندی کنند چون نمی‌دانند از کجا شروع کنند. ساندرز می‌گوید: «اگر کارمند شما هم همین مشکل را دارد، به او کمک کنید که کارها را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کند.» او پیشنهاد می‌کند که در ابتدای پروژه، با او بنشینید، یک تخته وایت‌بورد بیاورید و روی آن، خط زمانی و فازها، اهداف و اقلام تحویل دادنی پروژه را بنویسید و برایش توضیح دهید.»
صبور باشید
و در آخر، این را بدانید که این مشکل یک‌شبه حل نمی‌شود. ساندرز می‌گوید: «خیلی‌ها را دیده‌ام که در این زمینه اصلاح شده‌اند اما این سخت و زمانبر است.» به او بی‌احترامی نکنید، به خصوص اگر می‌بینید دارد تلاش می‌کند. در عوض، تلاش‌هایش را ببینید و موفقیت‌هایش را جشن بگیرید. ساندرز می‌گوید: «هر وقت به موقع به جلسه رسید یا کارش را سر وقت تحویل داد، باید از او قدردانی کنید.»
مطالعه موردی اول: تاثیرات بی‌نظمی را به کارمندتان نشان دهید و توصیه‌های حرفه‌ای ارائه دهید
«ایمی براچیو»، یکی از رهبران شرکت EY که حوزه تخصصش مدیریت ریسک است طی دوران فعالیتش با چند کارمند بی‌نظم سر و کار داشته. یکی از آنها که نامش را «زک» می‌گذاریم، از بقیه بدتر بود. ایمی می‌گوید: «او نمی‌توانست کارهایش را درست زمان‌بندی و مدیریت کند. به همین خاطر، مجبور می‌شد قرارهایش با همکاران یا مشتریان را در دقیقه ۹۰ کنسل کند. از جلسات جا می‌ماند و کارها را دیر تحویل می‌داد. همه از او ناامید بودند.» زک کارمند باهوش و لایقی بود اما ایمی و بقیه همکاران از دست او خسته شده بودند چون هر وقت لازمش داشتند، نمی‌توانست خودش را برساند. ایمی می‌گوید: «با تمام وجود به هوش و استعداد و راه حل‌های خلاقانه‌اش ایمان داشتم اما بقیه همکارها او را غیر قابل اعتماد و بدقول می‌دانستند.»
ایمی بعد از بررسی تمامی جوانب این مشکل، می‌دانست که باید مستقیما با زک صحبت کند. او اطمینان حاصل کرد که زک، تاثیرات رفتارش بر شرکت را درک می‌کند. به او گفت: «دیگران حس می‌کنند نمی‌توانند روی تو حساب کنند و همین روی روابط ما با مشتریان و بازدهی شرکت تاثیر گذاشته. از طرفی، بی‌نظمی تو دارد روی وجهه خودت هم تاثیر منفی می‌گذارد.» سپس وارد مرحله «حل مشکل» شد. آنها درباره روش‌های حل مساله با هم گفت‌وگو کردند. ایمی می‌گوید: «ما روی روش‌های موثر تمرکز کردیم، مثلا اینکه چطور می‌تواند از کمک‌های دستیارش به بهترین نحو استفاده کند یا طی جلسات، چطور حمایت بقیه اعضای تیمش را جلب کند. به نظرم او از بازخوردهای صادقانه استقبال می‌کرد.» گفت‌وگو خوب پیش رفت و زک شروع کرد به اعمال بعضی از آن روش‌ها. اما مدتی بعد، هر دوی آنها به این نتیجه رسیدند که آن سِمت شغلی برای زک مناسب نیست. استعدادهای او در یک سِمت دیگر کاربرد داشت. ایمی می‌گوید: «او در جایگاه جدید، سعی کرد حمایت بقیه را جلب و یک وجهه مثبت میان همکاران و مشتریان ایجاد کند.»
مطالعه موردی دوم: همدلی کنید و به کارمندتان آموزش دهید
«رزی پرز»، از مدیران ارشد یکی از بخش‌های امریکن اکسپرس است. او به یاد می‌آورد که در سال‌های اولیه فعالیتش، چطور یک کارمند بی‌نظم را مدیریت کرده. او این کارمند را، که اسمش را «آرن» می‌گذاریم به تازگی استخدام کرده بود. او می‌گوید: «بعد از چند هفته متوجه شدم که او کارها را دیرتر از موعد انجام می‌دهد، اطلاعات را گم می‌کند و همیشه آشفته است. اولش فکر می‌کردم دلیلش این است که تازه‌وارد است و هنوز به شغل و فضای جدید عادت نکرده. اما بعد از چند ماه، دیدم که بی‌نظمی‌اش دارد روی عملکرد بقیه اعضای تیم تاثیر می‌گذارد. آنجا بود که فهمیدم نیاز به راهنمایی دارد. این شرایط نگرانم می‌کرد. نمی‌دانستم آیا کارها را به موقع تحویل می‌دهد یا نه. از طرف دیگر، به خاطر تاثیر منفی‌ای که روی بقیه اعضا گذاشته بود احساس گناه می‌کردم.»
او وقتی موضوع را با آرن مطرح کرد، سعی کرد او را درک کند و کاملا واضح به او گفت که دوست و حامی‌اش است: «به او گفتم که منظم بودن برای همه یک استعداد ذاتی نیست. از جمله خود من. گفتم که خود من کلی طول کشید تا آن روش‌هایی را که برایم جواب می‌دهد پیدا کنم. اما وقتی پیدایشان کردم، خیلی به نفعم شد.» او همچنین از روحیه تیمی آرن استفاده کرد تا به او بفهماند منظم بودن تا چه حد مهم است: «به او گفتم خیلی خوشحالم که برای پذیرش پروژه‌های جدید و انجام کارهای بیشتر از خود اشتیاق نشان می‌دهد، اما بهتر است زمان‌بندی‌هایش کمی منظم‌تر باشد و طوری برنامه‌ریزی کند که بتواند پس از پایان هر مرحله از پروژه، آن را مرور و بازبینی کند.» رزی و آرن با هم گفت‌وگو کردند تا آرن بتواند یک جدول زمانی و برنامه دقیق طراحی کند که فازهای هر پروژه را شامل شود، به‌علاوه زمان اضافی برای مرور، بررسی و برنامه‌ریزی. همچنین زمان‌هایی را تعیین کردند که رزی بتواند مرتبا کارها را چک کند و موانع را قبل از آنکه دیر شود، رفع کند.
اینها آسان نبود و طی آن دوره، گاهی با شکست یا پسرفت مواجه می‌شدند اما آرن نهایتا پیشرفت کرد. رزی می‌گوید: «با افتخار می‌گویم که پیشرفت او، هم کیفیت کارش را بالا برد، هم کل این فرآیند را بهبود بخشید.» او در پایان می‌گوید: «تغییر رفتار و عادتی که در ما نهادینه شده، زمانبر، اما ممکن است. مهم‌تر از همه، به‌عنوان رهبران سازمان، این وظیفه ماست که با ارائه بازخوردهای سازنده، صادقانه و به موقع، همکارانمان را آموزش دهیم.»
اصولی که نباید فراموش کنید
ببینید آیا بی‌نظمی کارمندتان روی عملکرد تاثیر دارد یا خیر.
به او توضیح دهید که رعایت نظم از نظر حرفه‌ای به نفع اوست.
همدلی کنید. شما نمی‌دانید که او برای آنکه بازدهی داشته باشد چه فشارهایی را تحمل می‌کند.
تاثیر و پیامدهای بی‌نظمی‌اش روی تیم را برایش توضیح دهید.
استراتژی‌های خود را با او به اشتراک بگذارید. بگویید که چطور کارها را پیگیری می‌کنید.
صبور باشید. پیشرفت زمانبر است. تلاش‌های او را ببینید و موفقیت‌هایش را جشن بگیرید.
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی
