اگر می خواهید زمان بیشتری را صرف انجام کارهای موردعلاقه تان کنید، باید قبول کنید که انجام بعضی کارها را به دیگران محول کنید.

اگر به تازگی کسب و کاری را راه اندازی کرده اید، حتماً می دانید که باید با یک دست چند هندوانه بردارید. در واقع در ابتدای راه مجبورید کارهای مختلفی را انجام دهید که تصور انجام دادن آنها هیچ گاه به فکرتان خطور نمی کرد.

برای مثال فرض کنیم که یک تولیدی عروسک را راه اندازی کرده اید؛ احتمالاً فکر می کردید که اکثر وقت تان را باید به درست کردن عروسک بگذرانید. اما واقعیت این است که باید کارهای حسابداری و بازاریابی را نیز انجام دهید. باید در جلسات مختلف شرکت کنید، با سرمایه گذاران، مشتریان و فروشندگان ملاقات کنید. بعد از مدتی متوجه می شوید که بخش اعظم روز به کارهایی می پردازید که فرسنگ ها با تصور اولیه و علاقه اصلی تان تفاوت دارد.

درست است که تمام این مشغله ها بخشی از وظایف صاحبان کسب و کار است، اما مسلماً چنین مشغله های متفاوتی آن چیزی نیست که رویای آن را در سر داشتید. این حق شما است که بعد از تمام این تلاش ها به کار موردعلاقه تان و فعالیت های پولساز بپردازید و خودتان را در بند کارهایی که باید وظایف افراد دیگری باشد، گرفتار نکنید. اینجا است که موضوع تفویض اختیار و واگذاری وظایف مطرح می شود.

منظورمان از تفویض این است که مسئولیت بعضی کارها را به دیگران محول کنید. برای مثال در شغل عروسک سازی می توانید زمانبندی جلسات و جذب سرمایه را به یکی از کارکنان خود بسپارید. به این ترتیب خودتان می توانید به کاری که دوست دارید، مشغول شوید و پول بیشتری را به سمت کسب و کارتان سرازیر کنید.

متاسفانه تفویض اختیار و واگذاری مسئولیت ها کار آسانی نیست و مانند دیگر مهارت های مدیریتی به مرور زمان ایجاد می شود. اگر مسئولیت ها را به افراد مناسب واگذار کنید، بازدهی و فروش در کل کسب و کارتان افزایش می یابد. حال که به اهمیت تفویض اختیار واقف شدید، در ادامه با ما همراه باشید تا متوجه شوید که صاحبان کسب و کارهای کوچک چگونه می توانند تفویض اختیار را شروع کنند.

اجازه بدهید که کارها روال خودش را طی کند

این بخش احتمالاً دشوارترین مرحله تفویض اختیار است. گذشته از هر چیز این کسب و کار متعلق به شما است و می خواهید آن را طبق میل خودتان پیش ببرید. شاید حتی خودتان را ابرانسانی بدانید که می تواند همه کارها را به تنهایی انجام دهد، اما مطمئن باشید که دست تنها کاری از پیش نخواهید برد و به زودی از خستگی از پا می افتید. به علاوه اگر خودتان بخواهید بر همه کارها نظارت دقیق و موشکافانه داشته باشید، کارکنان تان فکر می کنند که به آنها اعتماد ندارید و به این ترتیب محیطی مسموم و متشنج ایجاد می شود.

شکی نیست که اعتماد کردن به کارکنان و این که اجازه بدهید، کارها طبق روال پیش برود، در حرف آسان تر از عمل است، اما این کار نخستین مرحله از تفویض اختیار است. می توانید این مرحله را به تدریج پیش ببرید. وظیفه کوچکی را به یکی از کارکنان بسپارید و عملکردش را بررسی کنید. این وظیفه می تواند کاری به سادگی پاسخگویی به تماس تلفنی یا تحقیق کردن درباره رقبا باشد. بعد از آن که مطمئن شدید، می توانید به او اطمینان کنید، مسئولیت های دشوارتری را به تدریج به او بسپارید.

مطمئن نیستید که انجام کدام وظایف را می توانید به دیگران محول کنید؟ کارها را اولویت بندی کنید. تمام کارهایی را که باید انجام شود، برحسب دشواری در حداقل چهار دسته تقسیم بندی کنید. کارهایی را که به بیشترین مهارت نیاز دارد، خودتان انجام دهید و وظایف آسان تر را به کارکنان تان محول کنید.

نیازهای تان را تحلیل کنید

مسلم است که نمی خواهید همه کارها را به دیگران واگذار کنید. به همین دلیل باید برای زمان محدودی که در اختیار دارید، برنامه ریزی کنید. برای این کار می توانید، جدولی را به صورت دستی بکشید یا از نرم افزارهایی مانند Timely یا RescueTime استفاده کنید. چنانچه درک درستی از برنامه ریزی داشته باشید و بدانید که چطور باید از زمان تان استفاده کنید، متوجه می شوید که چه کارهایی را باید به دیگران محول کنید.
اجازه بدهید به مثال مان برگردیم. اگر عروسک ساز ما متوجه شود که یک چهارم وقتش را به کارهایی مانند حسابداری و دفترداری اختصاص می دهد که از آنها متنفر است، می تواند فردی را برای انجام دادن این کارها استخدام کند که از سر و کله زدن با اعداد لذت می برد. به این ترتیب هم وظایف صاحب کسب و کار سبک تر می شود و هم نیرویی استخدام می شود که از انجام دادن کار خود لذت می برد.

در استخدام نیروها دقت کنید

مطمئناً زمانی می توانید انجام کارها را با آسودگی خاطر به دیگران محول کنید که بدانید در حلقه افرادی قرار گرفته اید که از مهارت ها و دانش کافی برای انجام موفقیت آمیز وظایف محوله برخوردار هستند. مسلماً نمی خواهید وظیفه حسابداری یا صدور فاکتور را به فردی بسپارید که ریاضیاتش مانند خودتان ضعیف است. چنین تفویض اشتباهی به جز شکستی ناامیدکننده برای هر دو نفرتان فایده دیگری ندارد.

تجربه، سابقه و مهارت های بالقوه هر متقاضی را هنگام استخدام به دقت ارزیابی کنید. حتماً درباره معرف از متقاضیان سوال کنید و بخواهید که نمونه ای از کارهای قبلی را نشان دهند. به این ترتیب دید بهتر و صحیح تری درباره نقاط قوت و ضعف هر متقاضی پیدا می کنید. از همه مهم تر این که باید مطمئن شوید که به آنها اعتماد دارید، سوالات گوناگونی را از متقاضیان بپرسید تا متوجه شوید که در موقعیت های مختلف چگونه رفتار خواهند کرد.

به همین نحو لازم است که وضعیت کارکنان فعلی را بررسی کنید. اگر فکر می کنید که هیچ کدام از کارکنان تان دقت کافی را برای حسابداری ندارد، باید این مهارت را در نیروهای جدیدی جست و جو کنید که می خواهید استخدام کنید.

همه چیز را ثبت کنید

احتمالاً مستندسازی چیزی نیست که تا به حال زیاد به آن فکر کرده باشید، اما بهتر است اندکی وقت بگذارید و تمام اطلاعات، دانش و فرآیندهایی را که برای اداره کسب و کارتان به آنها نیاز دارید، شناسایی کنید. سپس خلاصه روشن و گویایی از این فرآیندها و سیستم ها را روی کاغذ بیاورید. به این ترتیب همه می توانند این مستندات را بررسی کنند و راه تان را ادامه دهند.

به خوبی درباره فرآیند تفویض فکر کنید

رامون ری سخنران، کارآفرین، اینفلوئنسر و یک نویسنده پرفروش نظر جالبی درباره تفویض اختیار دارد: «اگر می خواهید واگذاری مسئولیت ها موفقیت آمیز باشد، باید ابتدا نتیجه دلخواه خود را از این تفویض مشخص کنید، سپس کار را به فرد مناسبی محول کنید که بهترین گزینه برای انجام آن است.»

قبل از محول کردن وظایف به دیگران باید فرآیند تفویض را به درستی حلاجی کنید و برای مثال بدانید که دقیقاً چه کارهایی را می خواهید به دیگران محول کنید. حتی الامکان دقیق باشید، چون دستورات مبهم راه را برای شکست باز می کند. مهم ترین نکته این است که هر کار را به فردی مناسب محول کنید. نقاط ضعف و قوت کارکنان را در نظر بگیرید. به این ترتیب اعتمادتان به سرعت جلب می شود، چون می دانید که این فرد برگزیده می تواند وظیفه محوله را با موفقیت انجام دهد، بدون آن که لازم باشد دائم بالای سرش بایستید.

اطمینان حاصل کنید که کارکنان تمام مواردی را که برای انجام وظایف شان لازم است، در اختیار دارند. تمام موارد از دستورالعمل و راهنمایی تا اطلاعات ورود به حساب کاربری را در اختیار کارمندی که وظیفه جدیدی را به او محول کرده اید، بگذارید تا بتواند کارش را از نقطه درستی شروع کند. به علاوه باید ضرب الاجلی منطقی را برای اتمام کارها تعیین کنید. نتیجه دلخواه و انتظارات تان را به وضوح توضیح دهید.

از تکنولوژی به نفع خودتان استفاده کنید

به لطف تکنولوژی و برنامه هایی مانند نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانید در هر لحظه ببینید که چه فردی بر روی چه پروژهای کار می کند و پیشرفتش چطور است. به این ترتیب فراموش نمی کنید که هر وظیفه ای را به کدام یک از کارکنان سپرده اید و وقت کارمندان را نیز برای شرکت در جلسات بررسی پیشرفت هدر نمی دهید.

همچنین می توانید از تکنولوژی برای به اشتراک گذاشتن، برنامه ریزی یا ارائه فرصت های آموزشی مجازی برای تقویت مهارت های کارکنان بهره بگیرید.

به علاوه می توانید از کانال هایی مانند ایمیل، Slack یا کنفرانس از راه دور برای ارتباطات منظم، تبادل اطلاعات یا همکاری استفاده کنید.

حس مالکیت را تقویت کنید

تقویت حس مالکیت یکی از بهترین راه ها برای تزریق انگیزه در کارکنان و افزایش بازدهی است. زمانی که وظیفه ای را به یکی از کارکنان محول می کنید، برای انجام این وظیفه به او کنترل کامل بدهید. به عبارت دیگر به او اجازه بدهید که خودش برای چگونگی به پایان رساندن این ماموریت یا حل مشکل تصمیم بگیرد. به علاوه با برخورد محترمانه و شفاف، گوش دادن به نظرات کارکنان و اطمینان از موفقیت آنها اعتمادشان را جلب می کنید.

همچنین با آموزش صحیح کارکنان، راهنمایی کردن به جای دستور دادن و اطمینان حاصل کردن از این که هر یک از نقش خود در پیشبرد اهداف شرکت آگاهی دارند، می توانید حس مالکیت را از طریق واگذاری وظایف در آنها تقویت کنید. توجه کردن به نظرات و بازخوردهای کارکنان زمینه را برای رشدشان فراهم می کند و زمان لازم برای پیشرفت آنها را کاهش می دهد.

چرخه بازخورد ایجاد کنید

اگر یکی از کارکنان وظایفش را به بهترین نحو انجام داد، حتماً از او تقدیر کنید و این موفقیت را در جلسه اعلام کنید یا در قالب یک خبر کوتاه در خبرنامه شرکت منتشر کنید، اما اگر مشکلی پیش آمد، انتقاد سازنده را فراموش نکنید تا دفعه بعد شاهد موفقیتش باشد.

همچنین باید فرصتی را در اختیار کارکنان بگذارید تا افکار و نظرات شان را درباره عملکرد و برخوردتان با شما در میان بگذارند. آیا اطلاعات و منابع کافی را در اختیارشان گذاشته اید؟ وظایف مناسب را به افراد صحیح محول کرد ه اید؟ نظرسنجی از کارکنان کمک می کند که در آینده در امر واگذاری مسئولیت ها بهتر عمل کنید.

اگر می خواهید زمان بیشتری را به کاری که دوست دارید، اختصاص دهید، باید خودتان را به واگذاری بعضی مسئولیت ها راضی کنید. به این فکر کنید که دیگران چه کاری می توانند انجام دهند و برای موفق عمل کردن در این وظایف به چه چیزهایی نیاز دارند. بعد از آن که وظایفی را که دوست نداشتید، به افراد مناسب و مورد اعتماد سپردید، وقت بیشتری پیدا می کنید تا به علت اصلی راه اندازی این کسب و کار بپردازید.