فرصت امروز- مترجم: امیر آل علی

در مطالب پیشین به 12 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار اشاره کردیم و حال به ادامه آنها می پردازیم.

13-نسبت به خود صادق باشید

بسیاری از افراد در برنامه ریزی های خود مواردی را اضافه می کنند که عملا کنار گذاشته می شود. درواقع این امر به این خاطر است که شما با خود صداقت کافی را نداشته و تلاش می کنید تا ایده آل ترین حالت ممکن را رعایت کنید. با این حال شلوغ شدن برنامه شما، خود تاثیر منفی را در انگیزه داشته و فرد را سردرگم خواهد کرد. به همین خاطر تنها مواردی را مورد توجه قرار دهید که از انجام آنها اطمینان دارید.

افزایش بهره وری در کار

14-دفتر و میز کار مرتبی داشته باشید

این امر که هر بار بخواهید برای پیداکردن ساده ترین چیزها عملا دفتر خود را زیر و رو کنید، بدون شک خود زمان زیادی را اشغال خواهد کرد. همچنین یک دفتر کار بیش از حد شلوغ نیز نظم فکری را برهم زده و تمرکز فرد را به شدت کاهش خواهد داد. در این رابطه توصیه می شود تا در برنامه ریزی های خود، همواره زمانی را به مرتب کردن اختصاص دهید. در این رابطه آخرین دقایق حضور شما در شرکت، بهترین زمان ممکن خواهد بود.

مطلب مرتبط: 101 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار (1(

15-میزان صحبت و دفعات خارج شدن از دفتر کار را کاهش دهید

اگرچه گفت و گو کردن با سایر همکاران برای هر فردی خوشایند خواهد بود، با این حال در صورتی که این امر شما را از انجام کارهای مهم و ضروری دور سازد، لازم است تا به دنبال کاهش میزان مکالمه های خود باشید. همچنین برای کاهش تاخیر در انجام کارها، توصیه می شود تا به دنبال راهکارهایی برای کمتر خارج شدن از دفتر خود باشید. برای مثال می توانید پارچ آبی را در کنار خود قرار دهید تا هر بار برای این موضوع، خارج نشوید.

16-وظایف شبیه به یکدیگر را در کنار هم قرار دهید

این امر به سرعت انجام کارها کمک بسیاری خواهد کرد. برای مثال می توانید موارد تایپی را در کنار هم قرار داده و ملاقات ها را در یک روز انجام دهید.

17-چند فعالیت را به صورت همزمان انجام دهید

بسایری از اقدامات قابلیت این را دارند که به صورت همزمان انجام شوند. برای مثال انجام دو فعالیت که نیاز به دیدن شما دارند، بدون شک غیرممکن خواهد بود. با این حال شما می توانید در هنگام مشاهده، به موردی دیگر گوش فرا دهید. به همین خاطر در صورتی که فعالیت هایی قابلیت انجام پذیری به صورت همزمان را دارند، لازم است تا آنها را مورد توجه قرار دهید.

18-تمامی میانبرهای صفحه کلید ویندوز را یاد بگیرید

این میا نبرها به افراد کمک خواهد کرد تا در مدت زمانی کمتری به خواسته های خود دست پیدا کنند. به همین خاطر نیز لازم است تا شما نسبت به تمامی موارد کاربردی آن، آگاهی داشته باشید.

19-متن پیام ایمیل خود را تا حد امکان کوتاه کنید

این امر که برای ایمیل های خود به دنبال ادبیاتی خاص و یا توضیحات طولانی باشید، بدون شک زمان زیادی را از شما اشغال خواهد کرد. در این رابطه توصیه می شود تا همواره به دنبال خلاصه ترین جملات برای انتقال پیام خود باشید و در این رابطه بیش از حد حساسیت نشان ندهید.

20-از دیگران کمک بگیرید

بدون شک تمامی اقدامات شما از درجه اهمیت یکسانی برخوردار نبوده و یا ممکن است مهارت شما برای انجام آن کافی نباشد. تحت این شرایط توصیه می شود تا از افرادی دیگر برای انجام آنها استفاده کرده و با این اقدام زمان کافی را برای انجام کارهای مهم تر، به دست آورید.

مطلب مرتبط: 101 راهکار مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در کار (2(

21-از انجام تمامی مراحل اقدامات تکراری خودداری کنید

امروزه نرم افزارهای متعددی وجود دارد که به افراد در انجام کارها کمک بسیاری می-کنند. در این رابطه برخی از اقدامات شما ممکن است بیش از حد تکراری باشد، تحت این شرایط انجام دوباره تمامی مراحل آن اقدامی هوشمندانه نخواهد بود. به همین خاطر شما می توانید با ذخیره سازی کار خود، مدت زمان فعالیت آتی را به شدت کاهش دهید.

22-تنها یک برنامه برای خود داشته باشید

بدون شک رعایت چند برنامه در راستای مدیریت زمان، شما را از نتیجه لازم دور خواهد ساخت. در این رابطه بهتر است تا تنها یک برنامه را مورد استفاده قرار دهید. با این حال برنامه شما باید انعطاف کافی برای موارد غیرمنتظره و اتفاقات خاص را داشته باشد.

ادامه دارد ..

روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی