دنیای اقتصاد- مترجم: سید حسین علوی لنگرودی

انتخاب گزینه درست بر سر دو راهی

منبع: مجله Corporate Culture : مشاور عزیز، من و یکی از همکارانم اجرای پروژه‌ای را بر عهده داریم. رئیسم، مدیر این پروژه است. او در بعضی زمینه‌ها عالی است، اما اساسا فاقد مهارت‌های مدیریتی است، هم در مورد انجام وظایفش و هم مدیریت کارکنان (مثلا در اینباکس ایمیلش، ۱۰هزار ایمیل خوانده نشده وجود دارد. پنج سال است که ایمیل‌هایش را پاک نکرده). او وظایف ابتدایی‌اش را انجام نمی‌دهد: از کارهای کوتاه‌مدت گرفته، مثل فرستادن ایمیل تشکر یا پاسخ به درخواست‌های سایر واحدها که از ما درباره برنامه اطلاعات می‌خواهند، تا وظایف بلندمدت، مثل تصویب استراتژی جذب سرمایه یا رفع اختلاف میان دو کارمند.چون خودش این کارها را انجام نمی‌دهد، همه وظایفش بر دوش من افتاده (البته می‌توانم انجامشان ندهم اما در آن صورت برنامه شکست خواهد خورد). در مورد کارهای روزانه، حس می‌کنم از من انتظار دارد که هر وقت از پس کاری بر نیامد، من انجامش دهم. در مورد مسائل بلندمدت، وقتی برنامه از مسیر خارج می‌شود، گاهی خودش از من می‌خواهد که به مساله رسیدگی کنم. گاهی هم خودم یک طرح پیشنهادی به او ارائه می‌دهم. من دستیار او نیستم و این وظیفه من نیست که ببینم کارهایش را انجام می‌دهد یا نه. و البته مدیریت برنامه نیز بر عهده من نیست. اگر مدیر برنامه بودم، قطعا حقوقم خیلی بیشتر از اینها بود. از این شرایط به ستوه آمده‌ام. حالا سوالم اینجاست: آیا نگرش من اشتباه است و هر کارمندی باید همین اندازه از مدیرش حمایت کند؟ یا درخواست‌های او غیرمنطقی است؟ اگر این‌طور است، چه کار باید بکنم؟

با مدیری که وظایفش را گردن ما می‌اندازد چه کنیم؟

پاسخ: دوست عزیز، برای من که دارم از بیرون به قضیه نگاه می‌کنم، قضاوت سخت است اما به نظرم هر دو گزینه درست هستند. هم تو باید کمی خودت را با خواسته‌های او وفق دهی و هم او در انجام بعضی کارها کوتاهی می‌کند. اول از مهم‌ترها شروع کنیم: اینکه فعالیت‌های لجستیک یک برنامه، (یعنی برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل) روی دوش کارکنان رده پایین‌تر بیفتد، کاملا شایع است. این کاملا طبیعی است که تو، کارهایی مثل پاسخ به درخواست‌ها یا فرستادن ایمیل را انجام دهی. در واقع، در بسیاری از موارد، «باید» این کارها را انجام دهی چون کارهایی از این دست، آنقدر آسانند که نیاز نیست مدیر به آنها رسیدگی کند. این یک اصل است که مدیران خوب از آن استفاده می‌کنند تا تشخیص دهند چه کارهایی را خودشان باید انجام دهند و کدام کارها را محول کنند: اگر یک کارمند رده پایین‌تر بتواند از پس یک کار برآید، منطقی است که آن کار به او محول شود تا وقت مدیر آزاد شود و بتواند به کارهایی برسد که فقط خودش از عهده آنها برمی‌آید. بعضی از کارهایی که تو نام بردی، جزو دسته اول هستند و منطقی است که به تو محول شوند. اما نه همه آنها. این وظیفه مدیر است که در مورد استراتژی تصمیم بگیرد، نه تو، مگر اینکه در سطوح ارشد باشی و مدیریت مشکلات کارکنان نیز قطعا وظیفه مدیر است.

ظاهرا مدیرت خودش را کاملا کنار کشیده و از مسوولیت شانه خالی کرده، لااقل در بعضی زمینه ها. وقتی یک سازمان دچار اختلال می‌شود، این اتفاق می‌افتد: تو نمی‌توانی تشخیص دهی که چه چیزی نرمال است و چه چیزی نیست و در نهایت نسبت به مسائل جزئی و عادی، بیش از حد واکنش نشان می‌دهی. یا نسبت به مسائل مهم، واکنش چندانی نشان نمی‌دهی چون همه هنجارهایت به هم ریخته. این یکی از مشکلات کار کردن با یک رئیس بد است. و اگر از اینجا به یک محیط سالم تر بروی و هنوز به رویه قبلی عادت داشته باشی، شرایط برایت سخت می‌شود. اما کار کردن برای یک چنین مدیری، مزایایی هم دارد. وقتی او کارهایش را بر دوش تو می‌اندازد، این فرصت برایت ایجاد می‌شود که تجربه مدیریتی کسب کنی، که اگر مدیرت چنین آدمی نبود، هرگز این شانس را نداشتی. گفتی برای آنکه کارها خوب پیش برود، به مدیرت طرح پیشنهاد می‌دهی. می‌توانی این را در رزومه‌ات بنویسی. تو داری سطح کارت را بالا می‌بری و این مهم است. و احتمالا کارهای دیگری هم هست که در آینده برای انجامشان داوطلب شوی.

حتی ممکن است بتوانی این وظایف را رسمی کنی، البته اگر می‌خواهی. شاید بتوانی از رئیست بخواهی که به‌عنوان «معاون مدیر» برایش کار کنی، به کارهایی که در حال حاضر داری انجام می‌دهی اشاره کنی و از او بخواهی که عنوان شغل و حقوقت را تغییر دهد تا نشان دهد که نقش تو در سازمان تکامل یافته. یادت باشد که از همین عبارت استفاده کنی: «نقش من تکامل یافته»، حتی اگر ته دلت دوست داری بگویی که «من گندکاری‌های تو را درست می‌کنم.» البته شاید هم بخواهی روی شغلی که داری تمرکز کنی. شاید دوست نداری وظایف اضافه روی دوشت بیفتد. اگر این‌طور است، یکی از راه‌حل‌ها این است که وظایف خودت را انجام دهی و بگذاری مدیرت به تنهایی، تاوان انجام ندادن کارهایش را بدهد. دو حالت دارد: او پس از مدتی می‌فهمد که باید کارهایش را خودش انجام دهد چون تو دیگر فرشته نجاتش نیستی. یا کم کاری او بر همگان آشکار می‌شود، از جمله رئیس او. البته یادت باشد که اگر خواستی از این روش استفاده کنی، نباید طوری درباره‌اش صحبت کنی که همه فکر کنند ایراد از تو بوده.

نیازی نیست بگویی که چند وقت است داری کارهایش را انجام می‌دهی. اگر خیلی وقت است که با این مساله درگیری، احتمالا آنقدر کارهایش را انجام داده‌ای که او باور کرده که اینها وظایف تو است، نه خودش. پس حواست باشد که این مساله را به درستی مدیریت کنی. اما ممکن است اصول اخلاقی‌ات به تو اجازه ندهد که خودت را کلا کنار بکشی. اگر آدم شدیدا باوجدانی هستی، احتمالا برایت سخت است که دست روی دست بگذاری و شاهد شکست پروژه باشی، به خصوص اگر این پروژه برایت مهم باشد. اگر از این دسته آدم‌ها هستی و اگر دوست نداری از این مسوولیت‌ها برای پربار کردن رزومه‌ات استفاده کنی، شاید زمان آن رسیده که به استعفا فکر کنی. اما موقعیتی که در آن هستی، یک فرصت درخشان است. کافی است آن را بخواهی.

روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی