دنیای اقتصاد-مترجم: سمیرا نوری
مفهوم و اصطلاح «ناب» برای اولین بار توسط مدیر تویوتا، تای‌ایچی اونو در دوره نوسازی ژاپن پس از جنگ جهانی دوم ارائه شد. این رویکرد بسیار موفق بود، به گونه‌ای که بسیاری از شرکت‌های جهان آن را به کار گرفتند. امروزه اصول ناب برای همه صنایع بزرگ و کوچک به کار گرفته می‌شود. رویکرد اصول ناب در صنعت در عین افزایش کارآیی، قادر به کاهش هزینه‌ها شده است. در مقیاس کوچک‌تر، برای سازماندهی فضاهای کاری، از این اصول استفاده شده است. اگر به تازگی یک استارت‌آپ را راه‌اندازی کرده‌اید، احتمالا درباره اصطلاح استارت‌آپ ناب بسیار شنیده‌اید. در این مقاله نیز چهار روش برای به کار‌گیری مفاهیم ناب جهت بالا بردن کیفیت و بهره‌وری استارت‌آپ‌ها ارائه شده است.
۱- در محل کار خود از پنج اصل ناب استفاده کنید
طبق تعریف موسسه ناب که توسط ووماک و جونز در سال ۱۹۹۷ پایه‌گذاری شد، پنج اصل مرکزی ناب وجود دارد:
ارزش: ارزش یعنی خود را جای مشتریان بگذارید و نیازهای آنها را بشناسید. این به شما کمک می‌کند تا زمان‌بندی، قیمت‌گذاری و انتظارات را بدون نیاز به آزمون و خطای مستقیم تعیین کنید. همچنین به کارمندانتان اجازه می‌دهد تا بدانند که سازگار شدن با هدفی بزرگ‌تر، انگیزه را بیشتر می‌کند. جریان ارزش: جریان ارزش روندی متشکل از همه مراحل و فرآیندهایی است که شما برای ارائه محصولات و خدمات نهایی به مشتریانتان ایجاد می‌کنید. این جریان می‌تواند شامل طراحی، تولید، تحویل، منابع انسانی و خدمات مشتری شود. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا هر مرحله بی‌فایده‌ای را حذف کنید.
جریان: پس از حذف زوائد غیرضروری از مسیر ارزش، باید از هموار بودن مسیر اطمینان حاصل کنید. در یک جریان نباید وقفه یا تاخیر وجود داشته باشد. جریان شامل گسستن مراحل، انعطاف دادن به حجم کار، ایجاد بخش‌های متقابل کارکردی و آموزش گروه می‌شود تا بتوانند مهارت‌های مختلفی را پرورش دهند.
اعلام: این اصل، زمانی که جریان پیشرفت کند، به مشتریان اجازه می‌دهد کالاها و خدمات مورد نیاز خود را اعلام کنند. در نتیجه، آنها هر زمانی که به چیزی احتیاج داشته باشند، نیازشان را به شما اعلام می‌کنند. پس شما با کمبود تولید یا تولید بیش از حد روبه‌رو نمی‌شوید.
کمال: حتی پس از پایان موفقیت‌آمیز نخستین مراحل، شما باید به‌طور دائم کار کنید تا فرآیند را بهبود بخشید و چیزهای اضافه را حذف کنید. کمال یک هدف عالی برای هر چیزی که در آن تلاش می‌کنیم، است. اما ما همچنان باید برای بهترین بودن و به دست آوردن بهترین تلاش کنیم.
۲- از این مفاهیم برای ساماندهی خود استفاده کنید.
شما می‌توانید از این مفاهیم برای ساماندهی محیط کار استفاده کنید و با دنبال کردن دستورات زیر از بهره‌وری بیشتری برخوردار شوید:
• هر چیز اضافه را که به آن نیاز ندارید حذف کنید. (مرتب کردن)
• با سازماندهی مواد باقی‌مانده، کارآیی را افزایش دهید. (تنظیم)
• در محل کارتان نظم ایجاد کنید تا کارها سریع انجام شود و مشکلات را شناسایی کنید. (وضوح)
• برای ثبات بیشتر، برنامه‌ها و تقویم‌ها را برچسب‌گذاری و برای طبقه‌بندی آنها از کدهای رنگی استفاده کنید. (استاندارد کردن)
• رفتارها و عادت‌های تکرارپذیری را برای تمیز و منظم نگه داشتن محیط کارتان ایجاد کنید؛ مانند تکمیل یک کار پیش از رفتن به مرحله بعدی. (نگهداری)
اما این اصول تنها به موارد فیزیکی محدود نمی‌شود. شما می‌توانید به‌صورت دیجیتال از یک سیستم مدیریت پروژه برای اختصاص وظایف استفاده کنید، به سرعت پیشرفت پروژه‌ها را تماشا کنید و اوراق و نظرات را به‌صورت سازمان‌یافته به اشتراک‌گذارید.
۳- برای کارآیی بیشتر، کار خود را استاندارد کنید.
در جریان تولید، برای همه چیز یک فرآیند استاندارد وجود دارد. زمانی که کاری را به‌طور مکرر انجام می‌دهید، هر آنچه را که اضافه است، حذف می‌کنید. همچنین استانداردسازی از اشتباهات و فراموشی جلوگیری می‌کند، چرا که در هر مرحله یک چک‌لیست وجود دارد. تمام ساعات را در نظر بگیرید تا متوجه شوید که چگونه زمان خود را صرف می‌کنید و چه زمانی بیشترین بهره‌وری را دارید. شاید متوجه شوید که در صبح بازده بیشتری دارید. اگر چنین است، پس مهم‌ترین وظایف را باید صبح‌ها انجام دهید. اگر متوجه شدید که ایمیل‌ها و حساب‌های اجتماعی خود را زود به زود بررسی می‌کنید، زمان خاصی را در طول روز برای نگاه کردن به آنها اختصاص دهید. برای جلوگیری از جلسات بیهوده باید جلسات را استاندارد کنید. اطمینان حاصل کنید که این جلسات ضروری هستند و تنها افرادی را که اطلاعات خوبی دارند، شامل می‌شود. تمام جلسات را تا حد ممکن کوتاه و مختصر برگزار کنید.
۴- به یک جریان خوب برای بهینه‌سازی عملکرد خود و گروهتان دست پیدا کنید.
جریان یعنی اینکه کارها چگونه در یک سیستم پیش می‌روند. زمانی که سیستم شما به گونه پیوسته کار می‌کند، پس جریان خوب است. زمانی که جریان به مانع برخورد می‌کند، فرآیند کند و منجر به اتلاف می‌شود. امکانات تولید نشان می‌دهد که جریان خوب است یا نه. به جز موارد اضطراری، خطوط تولید به ندرت متوقف می‌شود. هر کس کار مشخصی دارد و روی آن تمرکز می‌کند. اما در استارت‌آپ این‌گونه نیست. شما باید جایگزین‌های متعدد داشته باشید و با وقفه‌ها و مشکلات دائمی درست برخورد کنید. چند بار برای شما پیش آمده که با یک تلفن غافلگیر‌کننده مواجه شوید یا در شرایطی قرار بگیرید که هیچ گزینه‌ای برای انتخاب نداشته باشید؟
۵- تمرکز را به یاد داشته باشید.
یکی از راه‌های بهبود جریان در استارت‌آپ، تمرکز بر یک چیز مشخص در یک زمان مناسب است. این یعنی چند وظیفه را در آن‌واحد پیگیری نکنید. صد در صد تمرکز خود را بر چیزی که روی آن کار می‌کنید بگذارید و سپس به وظیفه بعدی بپردازید. این به شما نظم و انضباط می‌دهد. شما می‌توانید با یک برنامه‌ریزی و تنظیم مرزها، کار را شروع کنید. شما می‌توانید به گروهتان کمک کنید تا جریان را براساس مکان و زمان تنظیم کنند. یکی دیگر از انواع جریان کار این است که هیچ جلسه‌ای برگزار نکنید. به این ترتیب شما و کارمندانتان می‌توانید روی کارتان تمرکز کنید بدون اینکه به خاطر هیچ جلسه‌ای متوقف شوید. سرانجام، ممکن است بخواهید به اعطای وظایف خاص بیندیشید. به جای اینکه هر روز به فکر بررسی ایمیل خود باشید، یک دستیار مجازی برای این کار استخدام کنید. اگر می‌خواهید اوراق و سندهای خود را مرتب و طبقه‌بندی کنید، یک دفتردار را به کار گمارید. این کار باعث می‌شود تا انرژی و وقت خود را صرف پیشرفت استارت‌آپ خود کنید.
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی