دنیای_اقتصاد- مترجم: علی خدادوست
منبع: HBR : استفان اسپنسر، کارآفرین،نویسنده و سخنران حرفه‌ای مدیریت، در این مقاله که به تازگی منتشر شده است، از تجربه سفرهای کاری بسیار خود می‌گوید: «لندن، بارسلون، پکن و......، شهرهای دوست‌داشتنی هستند اما هربار که ماموریت‌مان برای شرکت در کنفرانس یا قرار ملاقات قطعی می‌شود بسیاری از ما احساس می‌کنیم این سفرها تکراری و خسته‌کننده‌اند.» متاسفانه اغلب توصیه‌نامه‌ها و راهنماهای سفرهای تجاری تاکید بر مواردی نظیر این دارند: هرجا بودی پیگیر وای‌فای باش! هتل‌های تمیزی انتخاب کن و در تمام طول سفر مراقب خودت و وسایلت باش! و به‌عنوان شخصی که مسوولیت هماهنگی و اعزام تیم‌های کاری از ۱۱ کشور را در سال گذشته داشته‌ام به نظرم اینها بدترین توصیه‌هایی است که می‌توان داشت.
بسیاری از ما از تعدد سفرهای تجاری احساس ناخوشایندی داریم. من در اواسط دهه نود باید برای یک سفر تجاری طولانی مدت به نیوزلند می‌رفتم. اعتراف می‌کنم که در آن سفر من چند روزی تلاش کردم خود را از ماجراجویی دور نگه دارم اما در نهایت خانه کوچک باغچه داری در اوکلند نیوزلند خریدم و خانواده‌ام را به آنجا بردم. بعد از برگشت به آمریکا در سال ۲۰۰۷، متوجه شدم که در حقیقت آنچه مرا در نیوزلند نگه داشته‌بود، همان حس ماجراجویی بود نه فعالیت‌های تجاری، اگرچه شرکتم را در سال ۲۰۱۰ فروختم اما از سفر نیوزلند درس بزرگی گرفتم: ماجراجویی در سفر نقش کمرنگی ندارد و مانند آفتاب برای رشد گیاه لازم است. من به این نکته آگاهم که قطعا انتظار نمی‌رود که مدیران ما کوله را بردارند و به دور دنیا جهانگردی کنند اما نمی‌فهمم چرا بعضی سفر تجاری را دشواری بزرگی می‌دانند. قطعا مشکلات دوری از خانواده، جت لگ (اختلال ساعت داخلی بدن در پرواز‌های طولانی) و گم شدن چمدان‌ها مسائل ناخوشایندی هستند. اما سفر، یکی از لذت‌بخش‌ترین بخش‌های کسب‌وکار است. سعی کنید در سفر تجاری بعدی‌تان، در هر لحظه مانند یک ماجراجو باشید و به دل جامعه محلی آن شهر بروید، از آنلاین بودن اجتناب کنید و یک روزتان را در سفر بطور کامل به ماجراجویی بپردازید، هیچ کار پیچیده‌ای لازم نیست، صرفا گشت‌وگذار کنید. شاید به‌نظرتان این می‌تواند دلیل خوبی برای اخراجتان از شرکت باشد اما در حقیقت با این کار به احتمال زیاد بهره‌وری بالاتر و نتایج کاری بهتری می‌گیرید. من همیشه از استفاده از اینترنت در پرواز اجتناب می‌کنم، نه به‌خاطر گران بودن یا سرعت کم، بلکه زمان پرواز بهترین زمان برای «کار عمیق» است. بهترین موقع برای بررسی دقیق برنامه‌ها و مدارک در فضایی که مزاحمت و دغدغه تماس و نوتیفیکیشن‌های شبکه مجازی وجود ندارد. بعضی مدیران زرنگ پا را از این فراتر گذاشته‌اند. یکی از خبرگان دنیای بهره‌وری، تیاگو فورته، از میهمان‌های اخیر در برنامه پادکست من، ماه‌های زیادی را در مکزیک بدون سیم‌کارت محلی به سر برد. نه صرفا به‌خاطر اجتناب از استفاده از اینترنت گوشی، بلکه این کار بهره‌وری وی را بسیار افزایش داد به‌طوری‌که وی همین رویکرد را در سال بعد نیز در پیش گرفت. با قطع راه‌های ارتباطی تلفنی و پیامکی، فورته برای خودش فرصت جدیدی مهیا کرد که بسیاری از مدیران از آن غفلت می‌کنند: «زمان استراحت قابل پیش‌بینی.» بر اساس تحقیق انجام شده توسط لسی پرلو استاد دانشگاه کسب‌وکار هاروارد و جسیکا پورتر متخصص رهبری زنان، این فرصت استراحت سازمان‌یافته موجب توسعه حرفه‌ای، افزایش ارتباطات و ارتقا سطح کیفی کارها می‌شود. بدیهی است هر موقع فورته نیاز به برقراری یک ارتباط کاری داشته باشد می‌تواند به راحتی به یکی از هزاران کافه مکزیکو سیتی مراجعه کند تا به شبکه جهانی متصل شود.
اما شاید یک مساله کاری فوری و اضطراری پیش بیاید، آن وقت چه کنیم؟ امروزه با استفاده از یک «دستیار مجازی» (Virtual Assistant-VA) می‌توان این مشکلات را به‌سادگی حل کرد. از او می‌خواهیم که پیغام‌ها را چک کند و پیام‌های مهم و فوری را در پوشه اقدام قرار دهد. البته من دستیار مجازی‌ای به خدمت می‌گیرم که بتوانم به‌عنوان راهنما به او اتکا کنم، نه اینکه صرفا از شبکه دانشجویان آماده کار استفاده کنم. همچنین ترجیح می‌دهم دستیارم را از همان شهر یا کشوری که در آن ماموریت دارم انتخاب کنم، از طریق وب‌سایت‌های محلی. بله، این به آن معنی است که من در هر سفر باید یک دستیار جدید انتخاب کنم، اما با توجه به اینکه اکثر کار مورد نظر من مرتب کردن ایمیل‌ها و انجام رزرواسیون است، بنابراین یکی دو ساعت وقت گذاشتن برای آموزش دستیار حداقل کاری است که من می‌توانم برای به‌خدمت‌گرفتن یک دستیار کاری و البته در حقیقت یک «مشاور محلی سفر» انجام دهم. اگر شما نتوانستید دستیاری بگیرید، از فردی که در آن سفر کاری میهمانش هستید کمک بگیرید. قبول دارم که یافتن زمان مناسب برای کار توریستی در روزهای کنفرانس و جلسات کاری کمی دشوار به نظر می‌رسد اما اگر به‌عنوان سرگروه یک تیم کاری به سفر می‌روید (یا حداقل خودتان برای سفرتان برنامه‌ریزی می‌کنید) می‌توانید زمان بیشتری برای سفر در نظر بگیرید تا از فرصت‌های دیگری نیز برای توسعه کسب‌وکارتان استفاده کنید. به‌طور مثال من برای مدت ۵ ماه برای یک ماموریت کاری به یکی از کشورهای خاورمیانه رفتم و در تمام این مدت برخلاف اغلب مدیران، در حال کاوش و جست‌وجو بودم و در این مدت توانستم با یک نویسنده کارآفرین آشنا شوم که باعث معرفی من به شبکه همکاران خود شد و با توجه به امکان پروازی کوتاه به اتریش، فرصت شد که در یک برنامه سخنرانی و آموزش در وین حضور پیدا کنم و از دوره‌ای آموزشی بهره ببرم، در شرایطی که در حالت عادی با توجه به فاصله آمریکا از وین حضور بنده در اتریش نامحتمل بود. حتی در سفرهای کاری کوتاه، راه‌های دسترسی زیادی به انجام گشت‌وگذار و ماجراجویی در سفر مهیا است. اقامت از طریق Airbnb به‌جای هتل‌های لوکس، حضور در موزه‌ها بعد از ساعات جلسات، خوردن غذاهای محلی و... در یک کلام همه کارها و تجربیات جدید. اخیرا در یکی از کتاب‌های مورد علاقه‌ام، How to Be a People Magnet, نویسنده عنوان این گشت‌وگذار را Scrambling نامیده بود. یعنی از منطقه آسایش خود خارج شویم تا به ارتباطات آینده دستیابی پیدا کنیم. چرا که مردم با افرادی که به علایق‌شان احترام می‌گذارند ارتباط صمیمانه‌ای برقرار می‌کنند. شکل و مقدار این ماجراجویی‌ها خیلی اهمیتی ندارد، نکته این است که این فعالیت‌ها دشمن کسب‌وکار نیستند. حتی اتفاقا تجربه چیزهای جدید، همکاری با افرادی از طیف‌های مختلف و قرار گرفتن در موقعیت‌ها و شرایط پیچیده مهارت‌های ظریفی را به همراه می‌آورند که کارفرمایان برای آموزش آنها در شرایط عادی کار سختی پیش رو دارند. این تجارب شاید همراه با چالش باشند اما این بخشی از ماجراجویی است و این نکته‌ای است که بسیاری از مسافرین تجاری به آن دقت نمی‌کنند.
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی