زمانی که فرصت زیادی برای انجام وظایف در اختیار داریم، چگونه کارها را اولویت بندی می کنیم؟ محققان با آزمایش های متعدد، به نتایج جالبی در این زمینه رسیده اند.

بسیاری از کارمندان، تمایلی به شنیدن این جمله ندارند: « این کار را تا پایان روز تحویل دهید.» ولی واقعیت این است که تعیین مهلت های کوتاه بیشتر از موعدهای طولانی به کارمندان کمک می کند کاری را بدون مشکل تکمیل کنند.

 

محققان راجش باگچی و استفان هاک در یکی از مطالعاتی که در ژورنال تحقیقات مصرف کنندگان منتشرشده، توضیح می دهند که مهلت های طولانی، کارمندان را متقاعد می کند که یک وظیفه سخت تر از واقعیت آن است. این برداشت باعث می شود آن ها منابع بیشتری را به کار خود اختصاص دهند. به علاوه این امر احتمال به تعویق انداختن وظایف و حتی ترک کار را افزایش می دهد. نتایج فوق حتی درزمانی که مهلت سررسید به دلیل عدم دسترسی به شرایط موردنیاز طولانی می شود نیز صادق است.

در این تحقیق، از داوطلبان حاضر در یک مرکز محلی خواسته شد به نظرسنجی کوتاهی در مورد برنامه های بازنشستگی پاسخ دهند. محققان دو تاریخ سررسید تصادفی را انتخاب کردند. به یک گروه از داوطلبان اعلام شد که برای پاسخ دادن به سؤالات، یک هفته زمان در اختیار دارند. برای گروه دوم نیز دو هفته زمان در نظر گرفته شد. نتایج نشان می داد که گروه دوم، پاسخ های طولانی تری به سؤالات داده بودند و وقت بیشتری برای نظرسنجی صرف کرده بودند، اما نتایج به نکته دیگری نیز اشاره داشت: گروه دوم، بیشتر از گروه اول کار خود را به تعویق انداخته یا نیمه کاره رها کرده بودند.

در مطالعه دیگر، یک مهلت سررسید طولانی باعث شد شرکت کنندگان پول بیشتری به خاطر تنظیم فرم بازگشت مالیات خود بپردازند. گرچه طولانی بودن مهلت مقرر، توسط یک فاکتور اتفاقی و خارجی تحمیل شده بود. در این مطالعه افرادی که فرم مالیاتی آن ها دیرتر دریافت می شد و بنابراین زمان کمتری برای تکمیل مالیات خود در اختیار داشتند، باید هزینه بیشتری برای اقدامات مشابه به دیگران می پرداختند (مثل استخدام کارشناسان مالیاتی یا خرید نرم افزار آماده سازی مالیات).

تحقیقات فوق، برای مدیران و کارمندانی که باید برای خودشان یا دیگران، مهلتی مشخص کنند، بسیار مفید واقع می شود. این یافته ها به درک ما از قانون پارکینسون نیز کمک می کند. شکی نیست که مدیران، باید با دقت بیشتری مهلت های سررسید را بررسی کنند. قانون پارکینسون می گوید مهلت های طولانی مدت، مردم را به هدف گذاری های ساده تر سوق می دهد و به همین دلیل آن ها تلاش کمتر روی کار خود می گذارند، اما تحقیقات اخیر نشان می دهد که مهلت های طولانی، پیچیدگی مسائل را در ذهن مردم بیشتر می کند. درحالی که قانون پارکینسون فقط تعهد زمانی را پیش بینی می کند، تحقیقات نشان می دهد که ددلاین های طولانی، روی تعهدات پولی نیز تأثیر می گذارد. بنابراین وقتی یک مسئولیت یا وظیفه، بودجه خاصی را می طلبد، بهتر است از مهلت های کوتاه تر استفاده کنیم.

تا این مرحله نتایج به دست آمده صرفاً به یک مهلت زمانی واحد مربوط می شوند، اما بسیاری از اوقات ما مجبوریم بین مهلت های متعدد توازن برقرار کنیم. یانگ یانگ و کریس هسی و منگ ژو (استاد بازاریابی دانشگاه هاپکینز) در یک مطالعه جداگانه این موضوع را موردبررسی قرار دادند که افراد، در برابر مهلت های متعدد چه واکنشی نشان می دهند. یعنی زمانی که برای وظایفی که از سطوح اهمیت متفاوتی برخوردارند، مهلت های مقرر چندگانه ای وضع شده است. نتایج تحقیقات نشان می داد که در این شرایط، افراد وظایف کم اهمیت با مهلت های کوتاه را به اهداف مهم با مهلت های طولانی تر، ترجیح می دهند. محققان این یافته را «اثر فوریت محض» نامیده اند. آن ها توضیح می دهند که چگونه محدودیت زمانی، بر انتخاب وظایف مختلف تأثیر می گذارد.

در آزمایش بعدی، محققان از دانشجویان یک دانشکده خواستند که یکی از این دو گزینه را انتخاب کنند: وظیفه اول را در مهلت کوتاهی انجام دهند و به عنوان پاداش، سه شکلات دریافت کنند، یا وظیفه دوم را در مهلت طولانی تر تکمیل کنند و پنج شکلات پاداش بگیرند. به دانشجویان اعلام شد که وظیفه اول «اورژانسی» است، درحالی که در حقیقت هر دو وظیفه مثل هم بود و تنها به پنج دقیقه زمان نیاز داشت.

بیشتر دانشجویان، تمایل خود را به گزینه اول نشان دادند و از دریافت پاداش بیشتر صرف نظر کردند. چراکه گزینه اول، توهم «منقضی شدن» را در ذهن آن ها به وجود می آورد. مطالعات مشابه نیز روی کارگران قراردادی حرفه ای Amazon Mechanical Turk صورت گرفت. این کارگران به منظور کسب درآمد، باید هرروز ثبت نام می کردند وظایف مختلفی را انجام می دادند. در شرایط مشابه، این کارگران حاضر بودند 8درصد از دستمزد خود را از دست بدهند تا فوراً کاری را به دست آورند. درواقع آن ها کار فوری را با مشخصه پرداخت کم می شناختند.

این مطالعات نشان می دهد که کارمندان، متمایل اند کارهای مهم و فوری را به تعویق بیندازند تا کارهای کم اهمیت تر و غیرضروری را انجام بدهند. درواقع این نتایج، ترجیحات روانشناسی انسان را به ما نشان می دهد. بسیاری از ما این غریزه را به خوبی می شناسیم. ما به جای تنظیم گزارش درآمد یک پروژه، دائماً ایمیل های خود را پاسخ می دهیم. ما حاضریم یک آزمایش ساده پزشکی را (که ممکن است جان ما را نجات بدهد) به تعویق بیندازیم، تا به جای آن به یک فروشگاه معروف حراجی سر بزنیم.

معمولاً علت این است که وظایف فوری، دارای پاداش یا بازپرداخت های سریع و مشخص هستند، یا افراد می خواهند ابتدا وظایف فوری را تمام کنند و پس از آن به وظایف مهم بپردازند، اما مطالعات جدید نشان می دهد که ما گاهی وظایفی را در اولویت قرار می دهیم که بی اهمیت و ناچیز، اما فوری به نظر می رسند، حتی زمانی که این انتخاب به لحاظ مالی به ضرر ما است. به شیوه ای رفتار می کنیم که گویا وظایف فوری، جذابیت خاصی مستقل از پیامدهای خود دارند.

این الگوها برای مدیران و همه افرادی که مهلت های سررسید را تعیین می کنند، بسیار مهم هستند. این یافته ها نشان می دهند که چگونه باید قواعد یک بازی را تنظیم کرد: ددلاین های فوری برای وظایف ضروری، توجه افراد را جلب می کند. افرادی که این وظایف را به عهده می گیرند، به احتمال بیشتری کار خود را تکمیل می کنند، به احتمال کمتری کار را به تعویق می اندازند و بازهم به احتمال کمتری منابع و پول اضافی بابت این وظایف صرف می کنند.

اما گاهی اوقات اگر یک مسئولیت، ذاتاً پیچیدگی های بیشتری داشته باشد، یا اگر برخی از عوامل خارجی دخیل باشند، به مهلت های طولانی تری نیاز داریم. آیا در این صورت هم بهره وری کاهش می یابد؟ پاسخ تحقیقات به این سوال مثبت است.

زمانی که سررسید پروژه ها دور است، مدیران باید توجه کارمندان را به جای زمان و مهلت، به نتایج کار جلب کنند. یادآوری پاداش یا حق الزحمه ای که آن ها در پایان دریافت می کنند، روشی است که مؤثر واقع می شود. البته در مواردی، مهلت طولانی کارایی بیشتری دارد، مثلاً برای افرادی که همیشه به برنامه ریزی علاقه مندند، یا زمانی که می خواهیم پول مان را برای دانشگاه یا دوران بازنشستگی پس انداز کنیم. بسیاری از مردم این امور را نیمه کاره رها می کنند و برخی از افرادی نیز به این دلیل موفق می شوند که ارزیابی آن ها از تلاشی که باید روی کار بگذارند، بیشتر از انرژی واقعی موردنیاز است. در این حالت فشار مهلت سررسید، به عنوان تنظیم کننده و متعادل کننده برنامه عمل می کند.