دنیای اقتصاد- مترجم: الهام شیخان
در اوایل کارم، دو تصور اشتباه داشتم. فکر می‌کردم که «مدیر» من همه چیز را می‌داند و در مورد همه چیزحق بااوست. با گذشت ۵ سال از شروع کارم، فهمیدم که کاملا اشتباه می‌کردم. حقیقت این است که دستیارها می‌توانند برای مدیران کمک شایانی باشند حتی عملکردی بهتر از خود مدیر داشته باشند. دستیار مدیر چه در داخل شرکت و چه در خارج از آن، منعکس‌کننده وجهه شرکت است و می‌تواند قدرتمندترین اسلحه مخفی یک مدیر باشد. به مدت ۲۵ سال به‌عنوان دستیار شخصی اُلیمپیا دوکاکیس Olympia) Dukakis، بازیگر معروف و برنده اسکار) کار کردم. در این مدت فهمیدم مردم چیزهایی که به من (به‌عنوان دستیار) می‌گویند، هرگز مستقیما به او نمی‌گویند در نتیجه من اطلاعاتی در اختیار داشتم که او نداشت. یک دستیار با استفاده از این اطلاعات و کنترل مستقیم یا غیرمستقیم روی مسائل در موقعیت‌های سخت و پیچیده می‌تواند مدیر خود را هدایت و موجب موفقیت بیشتر او شود.
این راهنمایی‌ها در تصمیم‌گیری‌های اُلیمپیا ضروری بود. او باید می‌دانست چه اتفاقاتی در جریان است تا بهترین تصمیم را بگیرد. این رابطه پویا همه جا میان دستیار و مدیر وجود دارد. به‌طور کلی، کارمندان خود را در مقابل «رئیس» سانسور می‌کنند و همیشه همین‌طور خواهدبود. بنابراین بهترین دستیارها کسانی هستند که برای دانستن حقایق موجود در هر موقعیتی حضور دارند و مدیر باهوش کسی است که دستیار خود را مانند چشم و گوش خود می‌داند و برای او ارزش قائل می‌شود. مدیر به دستیارش این اختیار را می‌دهد که بهترین موارد را از هرآنچه می‌بیند و می‌شنود به او بگوید. تعریف عملکرد یک دستیار خیلی فراتر از عبارت دستیار است و در واقع بخش جدایی‌ناپذیر تیم مدیریت است. در اینجا ۸ روش برای مدیریت کردن و همکاری قدرتمند یک دستیار و رئیس ارائه شده است.
۱- احترام متقابل داشته باشید.
هیچ رابطه‌ای بدون احترام متقابل ارزشی ندارد. هرکس نقش مهمی را ایفا می‌کند و سالم‌ترین روابط بر پایه احترام بناشده است. قدردانی و تشکر از یکدیگر بسیار مهم است. مدیران نیز به بازخورد نیاز دارند. یک رئیس به دستیارش می‌تواند خیلی ساده و صادقانه بگوید: «شما واقعا خوب عمل کردید. من از شما چیزهای زیادی آموختم.»
۲. همدلی نشان دهید.
خود را جای مدیرتان بگذارید و مطابق آن رفتار کنید. تصور کنید مدیرتان نیمه‌شب پرواز دارد و باید ساعت ۹ صبح در جلسه‌ای حاضر شود. حتما می‌دانید که چقدر سخت است. خستگی شدید و خواب‌آلودگی و مشکلات دیگری که بعد از پرواز طولانی به‌وجود می‌آید می‌تواند جلسه مدیرتان را با مشکل مواجه کند. پس به‌عنوان یک دستیار می‌توانید یک صبحانه انرژی‌زا و مورد علاقه او را قبل از جلسه آماده کنید. یک نوع همدلی دیگر: «می‌دانم که هفته آینده هفته پرکار و سختی برای شما خواهد بود. ایده‌هایی دارم که می‌تواند کارها را آسان‌تر کند. شما چه فکر می‌کنید؟» هرچقدر با خواسته‌ها و روش کاری مدیرتان بیشتر آشنا شوید، بهتر می‌توانید پیش بروید و این کارها را بدون سوال کردن انجام دهید.الیمپیا می‌گفت «اگر احترام و همدلی داشته باشیم، همه چیز ممکن می‌شود.» بله، واقعا همین‌طور است. فراتر از انتظارات عمل کنید و ایده‌ها و امکانات جدید ارائه دهید. بهترین دستیار کسی است که کارهای مفید و در راستای موفقیت مدیرش انجام دهد. وقتی مدیرتان با ارائه پاورپوینتی که شما طراحی کرده‌اید و در رستوران خوبی که شما رزرو کرده‌اید، جلسه را با موفقیت به پایان می‌رساند، باید به هردو شما تبریک گفت، زیرا هر دو در کنارهم توانسته‌اید این موفقیت را کسب کنید. سالم‌ترین و کارآمدترین روابط میان دستیار و مدیر زمانی است که هریک از شما در موفقیت دیگری سرمایه‌گذاری کنید.
۴- نیاز آنها را برآورده و درد آنها را تسکین دهید.
چه چیزی باعث می‌شود مدیر شما نیمه‌شب از خواب بیدار شود؟ همکار خردمند و با تجربه من، نانسی فاکس این موضوع را سال‌ها پیش به من گفت که اگر دستیاری بتواند بفهمد چه چیزی مدیرش را نگران کرده و بتواند آن را حل کند، هرگز بیکار نخواهند شد.
یک دستیار باید هوشیار باشد و موارد نگران‌کننده و حساس را شناسایی کرده و راه‌هایی برای کاهش آنها بیابد. اهداف فوری و بلند مدت مدیرتان را شناسایی کنید.
۵- هنگامی که شک دارید، بپرسید.
بازهم شک دارید، دوباره بپرسید. دستیارها می‌توانند با پرسش‌های درست و بجا به روشن شدن موضوع و شرایط کمک کنند. به اطلاعات ناقص و ناکافی اکتفا نکنید و تصمیم‌های ضعیف نگیرید. یک مدیر آگاه می‌داند که پرسش‌های دستیار در هنگام عدم‌اطمینان نشانه قدرت است.
۶. حقیقت را با قدرت بیان کنید.
وقتی که شما درمورد موضوعی که دیگران می‌ترسند به مدیر بگویند، صحبت کنید، به با ارزش‌ترین دارایی مدیر خود تبدیل می‌شوید. دستیارها برای گفتن آنچه می‌دانند، باید حمایت شوند. اگر مطمئن نیستید، می‌توانید بگویید که «من در مورد فلان موضوع فکری دارم. آیا می‌خواهید آن را به شما بگویم؟» این کار بسیار محترمانه است و منتظر جواب باشید. اگر با یک بار گفتن توجهی نکرد دست از تلاش برندارید.
۷. در سکوت رنج نکشید.
وقتی مشکلی پیش می‌آید، نباید چیزی مانع شما بشود و باید سریع و مستقیم به مدیر مراجعه کنید. مدیران به اطلاعاتی که دستیارها دراختیارشان می‌گذارند بسیار نیاز دارند حتی اگر کمی آزاردهنده باشد. بسیاری از مدیران نسبت به مسائل بی‌اعتنا نیستند، عمدتا کارمندان هستند که به اشتباه واقعیت را از آنها مخفی می‌کنند. دستیار یا مدیر بودن هرگز آسان نیست. به همین دلیل است که باید هردو مکمل هم باشند.صحبت کردن برای ایجاد آگاهی ضروری است. فقط در این صورت می‌توان راه‌حل درست یافت.
۸- دستیارها می‌توانند مدیران خوبی نیز باشند.
کتاب‌ها و مقالات مربوط به رهبری سازمانی و مدیریت را مطالعه کنید. در کارگاه‌ها و کلاس‌های توسعه حرفه‌ای شرکت کنید. وقتی مهارت‌های رهبری سازمانی خود را تقویت کردید، دست راست و نیروی ارزشمندی برای مدیرتان می‌شوید. دو فکر قطعا بهتر از یکی است. از این گذشته، مثل هر چیز دیگری مدیر خوب بودن نیز نیاز به تمرین و آموزش دارد. جک زِنِگر، کارشناس مدیریت می‌گوید به راحتی می‌توان فهمید که مدیران برای موثر بودن به پشتیبانی نیاز دارند و بهترین پشتیبان آنها دستیاران حرفه‌ای‌شان هستند.
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی