دنیای اقتصاد- مترجم: سید‌حسین علوی لنگرودی
برای مدیران تازه‌کار
منبع: HRM : در بخش‌های پیشین این سلسله مطالب به دو نوع اصلی از گفت‌وگوهای رایج کاری بین مدیران و کارکنان یعنی گفت‌وگوهای فرد به فرد و جلسات عمومی با کارکنان اشاره شد. با این همه باید دانست که در برهه‌هایی از زمان لازم است که جلساتی خاص با هدفی مشخص در سطح کل سازمان یا شرکت برگزار شود که هدف آن نه تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری بلکه تبادل آرا و عقاید بین کارکنان و مدیران، کاهش تنش در درون سازمان، به تاخیر انداختن تصمیم‌گیری و جا انداختن فرهنگ تعامل و گفت‌وگو در درون سازمان است که از این جلسات با عنوان جلسات «بحث بزرگ» یاد می‌شود و در این قسمت به‌طور کامل به آن پرداخته خواهد شد.
جلسات بحث بزرگ
مدیران باید به هر شکلی شده به کارکنان خود بقبولانند که می‌خواهند با آنها بحث و تبادل‌نظر داشته باشند و قصد آنها تصمیم‌گیری در حین برگزاری جلسات فردی و جمعی نیست. این کار باعث کاهش چشمگیر تنش در جریان برگزاری چنین جلساتی بین مدیران و کارمندان خواهد شد و بهترین ابزار برای القای این حس به کارکنان، برگزاری جلسات «بحث بزرگ» و فرصتی است برای بحث و تبادل عقاید و نظرات و نه اتخاذ تصمیم. جلسات بحث بزرگ سه هدف عمده را دنبال می‌کنند که عبارتند از:
* کاهش تنش: بخش قابل‌توجه از تنش‌ها و نارضایتی‌هایی که در جلسات کاری پدید می‌آید به این دلیل است که تقریبا نیمی از شرکت‌کنندگان در جلسه معتقدند که آنها جمع شده‌اند تا تصمیم‌گیری کنند و نیمی دیگر فکر می‌کنند آنجا هستند تا در مورد موضوعی خاص، بحث کنند و البته حق با گروه دوم است که بر لزوم به بحث گذاشتن موضوعی خاص تاکید دارند و می‌کوشند تا یک ایده خاص را مورد چکش‌کاری و تبادل‌نظر دقیق قرار دهند و از زوایای گوناگون به آن بنگرند. یکی از نکات مثبت و فوق‌العاده در مورد جلسات بحث بزرگ این است که چون در این جلسات اصلا تصمیمی گرفته نمی‌شود و شرکت‌کنندگان فقط به بحث و اظهارنظر می‌پردازند؛ بنابراین همین اطمینان خاطر در مورد عدم‌اتخاذ تصمیمی خاص باعث فروکش کردن تنش‌ها بین افراد می‌شود.
* به تاخیر انداختن تصمیم‌گیری تا زمان مناسب: هنگامی که یک موضوع، واقعا چالش‌برانگیز و دارای اهمیت فراوان بوده و مخالفت‌ها در مورد آن بسیار زیاد است، تضادها و اصطکاک‌ها در ارتباط با آن افزایش می‌یابد. تنها عاملی که جلوی این تقابل‌ها و تعارض‌ها را می‌گیرد، قرار دادن آن موضوع در معرض بحث همگان است. هنر مدیران موفق این است که اجازه میدهند همه کارکنان و زیردستان به موضوعی خاص و چالش‌برانگیز به شکلی عمیق بپردازند که این به تاخیرانداختن تصمیم‌گیری تا زمان مناسب می‌تواند به اتخاذ تصمیم کم‌‌نقص‌تر با کمترین عوارض منفی کمک کند.
* تشویق فرهنگ بحث و گفت‌وگو: در یک تیم کارآمد و موفق، بحث و گفت‌وگو به دفعات و به‌صورت جدی انجام می‌شود. برگزاری منظم و پرتعداد جلسات گفت‌وگو و بحث بزرگ و طرح موضوعاتی که داغ و پرطرفدار هستند، موجب می‌شود تا فرهنگ گفت‌وگو و مباحثه در درون تیم جا بیفتد. در چنین شرایطی است که شرکت‌ها و تیم‌ها می‌آموزند که مثلا برای ورود به یک بازار جدید یا تولید محصولی جدید، باید از همه دست‌اندرکاران و کسانی که در این زمینه‌ها صاحب و دارای اطلاعات هستند، دعوت شود تا در جلسات بحث و گفت‌وگوی آزاد شرکت کنند.
جلسات بحث بزرگ باید به ساده‌ترین شکل ممکن، برنامه‌ریزی و اجرا شوند و علاوه‌بر این، تمام کارکنان باید امکان حضور در این جلسات را داشته باشند و در صورت غیبت برخی از کارکنان، خلاصه‌ای از شرح جلسه و مباحث مطرح شده در آن جلسه به اطلاع آنها برسد. در ابتدای این جلسات، باید برای تمام شرکت‌کنندگان روشن ساخت که هدف اصلی از طرح بحث‌ها و گفت‌وگوها چیزی نیست مگر تایید بر همکاری و کار با همدیگر به‌منظور رسیدن به بهترین پاسخ ممکن. در این میان، باید برای همه روشن ساخت که در چنین بحث و گفت‌وگوهایی هیچ «برنده» یا «بازنده»ای وجود ندارد و هر آنچه که هست خود مباحث مطرح شده و ایده‌های برآمده از آن است. در چنین جلساتی است که افراد به یکدیگر گوش میدهند و می‌آموزند و از یکدیگر یاد می‌گیرند و به این ترتیب، تمرکز بیشتری بر روی موضوع پیدا می‌کنند و تعاریف شفاف‌تری را در مورد گزینه‌های روی میز به‌دست می‌آورند و بهترین تصمیمات را اتخاذ می‌کنند.
هنر مدیران بزرگ و موفق این است که تصمیمات را به واقعیات پیوند می‌زنند. واقعیات را مبنای تصمیم‌گیری قرار میدهند و از ترکیب این دو باهم بهترین تصمیم نهایی ممکن را اتخاذ می‌کنند. جلسات «تصمیم بزرگ» معمولا پس از برگزاری جلسات «گفت‌وگو و بحث بزرگ» برگزار می‌شوند و دو نقش اساسی و مهم را بازی می‌کنند. اول اتخاذ تصمیمات مهم و دوم ثبت و توجیه همگان در مورد درست بودن تصمیم اتخاذ شده. این جلسات با هدف فاصله انداختن بین فرآیند بحث و تبادل‌نظر و اتخاذ تصمیم نهایی برگزار می‌شوند.
به عقیده من، بهتر آن است که پس از برگزاری یک یا چند جلسه بحث بزرگ در مورد موضوعی خاص، مدیران و کارکنان برای برگزاری دو جلسه جداگانه تحت عنوان جلسات «تصمیم بزرگ» برنامه‌ریزی کنند. شکل و شمایل این نوع جلسات، بسیار شبیه به ساختار جلسات «گفت‌وگو و بحث بزرگ» است. در این جلسات، رهبر و برگزارکننده جلسه، نقش تصمیم‌گیرنده‌ای را بازی می‌کند که در جلسات عمومی کارکنان، انتخاب و تعیین شده است. در این جلسات نیز همه افراد و اعضای تیم می‌توانند شرکت داشته باشند. در جریان برگزاری جلسات تصمیم بزرگ نیز باید یک‌سری یادداشت‌ها توسط مدیران و برگزارکنندگان جلسات تهیه شوند و پس از اتمام جلسه در اختیار تمام حاضران و البته سایر ذی‌نفع‌هایی که در جلسه غایب بودند قرار گیرد. در این جلسات نیز برنده و بازنده‌ای وجود ندارد و خروجی نهایی آنها نیز عصاره و چکیده مباحث و تصمیمات پیشنهادی باید باشد که با دقت و وسواس فراوان تهیه شده است. آنچه در این میان، کاملا باید متفاوت باشد این است که این‌بار، نتیجه و خروجی جلسه، همان تصمیم نهایی است که از چندین مرحله بررسی و بازبینی عبور کرده و به‌عنوان تصمیم نهایی مورد توافق قرار گرفته‌اند.
در جریان برگزاری این جلسات، باید به تمام کسانی که پیشنهاد و ایده خاصی در ارتباط با موضوع مورد بحث و در معرض تصمیم‌گیری دارند، این امکان داده شود تا آخرین نظرات و پیشنهادهای خود را قبل از نهایی شدن تصمیمات بیان دارند و پس از آن در انتظار اعلام‌نظر فرد یا افرادی باشند که معمولا در هر شرکت یا تیم کاری «حق‌وتو» دارند و حرف آخر را آنها می‌زند. (ادامه دارد(
روابط عمومی و امور بین الملل شرکت خدمات حمایتی کشاورزی